Evy Xpact
Automatisierte Verarbeitung von Altakten
Wir automatisieren die Verarbeitung von Altbeständen. Digitale Altakten werden automatisch klassifiziert, Inhalte werden verstanden und können nach Vorgaben, wie z. B. BAMF, aufbreitet und archiviert werden. So werden Bearbeitungszeiten reduziert und Sachbearbeitende gezielt entlastet.
Herausforderung bei der Verarbeitung von Bestandsakten
Digitale Bestandsakten sind häufig über Jahre gewachsen und entsprechend uneinheitlich strukturiert. Unterschiedliche Dokumenttypen, Formate und Ablagestrukturen erschweren die systematische Aufbereitung, Ablage und Archivierung. Die manuelle Sichtung, Klassifizierung und Neuordnung großer Datenmengen ist zeitaufwendig und bindet wertvolle personelle Ressourcen.
Hoher manueller Sichtungs- und Sortieraufwand
Uneinheitliche Dokumente, Formate und Strukturen
Aufwendige Ablage und Archivierung nach Vorgaben
Hohe Fehleranfälligkeit bei manueller Bearbeitung
Effiziente Automatisierung von Altakten
Mit Evy Xpact lassen sich bei der Verarbeitung von Bestandsakten im Vergleich zur manuellen Verarbeitung bis zu 80 % Kosten einsparen.
Digitalisierte bestehende Dokumente werden automatisch erkannt, klassifiziert und nach vorgegebenen Strukturen abgelegt, sodass relevante Informationen strukturiert weiterverarbeitet werden können. Dadurch entstehen durchgängige, digitale Prozesse, die sich nahtlos in bestehende Fachverfahren integrieren lassen
So funktioniert die automatisierte Verarbeitung von Altakten:
1. Datenübernahme aus dem Bestand
Die vorhandenen Altakten werden über eine SFTP-Schnittstelle aus dem bestehenden System übernommen und automatisiert an Evy Xpact zur Verarbeitung weitergeleitet.
2. Separation
Gebündelte oder unsortierte Dokumente werden vollautomatisiert logisch voneinander getrennt, sodass einzelne Vorgänge sauber weiterverarbeitet werden können.
3. Klassifikation
Die KI erkennt Dokumenttypen, verschlagwortet diese und macht sie vollständig durchsuchbar.
4. Strukturierte Ablage
Alle Dokumente werden automatisch nach Vorgabe strukturiert, z.B. BAMF-Strukturen, abgelegt.
5. Übertragung in bestehende Systeme (optional)
Auf Wunsch werden die verarbeiteten Daten direkt in bestehende Systeme wie DMS, ERP oder Fachverfahren übergeben und dort weiterverarbeitet.
Digitale Souveränität und höchste Sicherheit für Ihre Dokumente
Ihr Datenschutz ist unsere Priorität. Ihre höchstsensiblen Daten sind bei uns in sicheren Händen.
100% DSGVO-konform
Wir stellen sicher, dass Ihre Daten geschützt, vertraulich behandelt und nach strengsten EU-Standards verarbeitet werden.
SOC 1 Typ 2 zertifiziert
Maximale Prozesssicherheit durch geprüfte Zugriffskontrollen, geringes Risiko für Datenverlust oder Sicherheitslücken.
KI „Made in Germany“
Unsere Software ist in-house entwickelt: Ihre Daten bleiben in Deutschland und werden nicht an Drittanbieter weitergegeben.
Ihr Nutzen bei der automatisierten Verarbeitung von Bestandsakten
- Deutlich reduzierte Bearbeitungszeiten bei großen Aktenbeständen
- Entlastung der Mitarbeitenden von manueller Sichtung und Sortierung
- Minimierung von Fehlern durch automatisierte Klassifizierung und Verarbeitung
- Strukturierte Ablage und Archivierung nach definierten Vorgaben
- Nahtlose Übergabe an bestehende Systeme und Archive
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