Evy Xpact – Workflow Auftragserfassung

WORKFLOW AUFTRAGSERFASSUNG

Im Workflow zur intelligenten Auftragserfassung sehen Sie, wie Evy Xpact Lieferaufträge automatisiert verarbeitet. Hierbei kann der Dokumenteneingang mit Hilfe eines sFTP-Zugangs bzw. einer API-Schnittstelle erfolgen oder durch eine Überwachung des E-Mail-Postfaches, bei der sämtliche Lieferaufträge automatisiert herausgefiltert werden. Die Filterfunktion basiert auf der Klassifikation aller eingehenden Dokumente, indem die Dokumente anhand spezifischer Kennwörter einer bestimmten Dokumentenart zugeordnet werden (z.B. Lieferauftrag, Rechnung, Bestellung, Lieferschein etc.). Wurde unter den eingehenden Dokumenten ein Lieferauftrag identifiziert, werden alle relevanten Informationen wie der Auftraggeber, die Auftragsnummern, Be- und Entladestellen, Gewicht und Maße der Ware sowie Gefahrenhinweise automatisiert ausgelesen. Auch Inhalte aus Tabellen werden zuverlässig erfasst.
Durch einen Abgleich der erfassten Daten mit Ihrer Datenbank, werden die Informationen anschließend auf Fehlerhaftigkeit und Vollständigkeit geprüft und bei Bedarf um weitere Bedingungen, z. B. spezifische Lieferinformationen, ergänzt. Sind die extrahierten Daten korrekt und vollständig, werden sie automatisch in Ihrem bestehenden Tourenmanagement- bzw. ERP-System abgelegt. Sind die Daten fehlerhaft oder unvollständig, wird der Auftrag zur Überarbeitung an einen Sachbearbeiter weitergeleitet. Indem Sie Ihre Auftragserfassung automatisieren, können Sie aufgrund der schnelleren Auftragsverarbeitung kritische Lieferzeitpunkte leichter einhalten, was sich positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.

Die verwendeten Module

Xpact Validation

Überprüfung der extrahierten Inhalte auf Richtigkeit & Vollständigkeit sowie Anreicherung um fehlende Informationen

Xpact Classification

Klassifizierung der Dokumentarten sowie Sortierung & Ablage

Xpact Separation

Logische Trennung von Dokumenten gemäß ihrer Inhalte

Xpact Reading

Auslesen dokumenttypischer Informationen

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