Xpact Gov
Automatisierte Verarbeitung von Personalakten
Wir automatisieren die Verarbeitung von Personalakten. Digitale Personalunterlagen werden automatisch klassifiziert, strukturiert aufbereitet und den passenden Dokumenttypen zugeordnet. Anschließend können sie nach definierten Vorgaben abgelegt und archiviert werden. So werden Bearbeitungszeiten reduziert und Mitarbeitende in Personalabteilungen gezielt entlastet.
Herausforderung bei der Verarbeitung von Personalakten
Personalakten bestehen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente und Formate. Lebensläufe, Zeugnisse, Zertifikate, Verträge oder Bescheinigungen müssen gesichtet, eindeutig zugeordnet und strukturiert abgelegt werden. Die manuelle Klassifizierung und Ablage ist zeitaufwendig, fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen in der Personalabteilung.
Hoher Aufwand bei Prüfung und Zuordnung von Unterlagen
Unterschiedliche Personalunterlagen und Dokumenttypen
Aufwendige Verschlagwortung und strukturierte Archivierung
Fehleranfällige manuelle Verarbeitung
Effiziente Automatisierung von Personalakten
Mit Xpact Gov lassen sich Personalakten automatisiert verarbeiten und manuelle Aufwände deutlich reduzieren.
Eingehende Personalunterlagen werden automatisch getrennt, klassifiziert und den passenden Dokumenttypen zugeordnet. Anschließend können sie verschlagwortet, strukturiert abgelegt und archiviert werden. Auf Wunsch werden Dokumente und Daten direkt an bestehende HR-, ERP- oder DMS-Systeme sowie Netzlaufwerke übergeben. So entstehen durchgängige digitale Prozesse und Personalabteilungen werden bei wiederkehrenden Aufgaben gezielt entlastet.
So funktioniert die automatisierte Verarbeitung von Personalakten:
1. Dokumenteneingang
Personalunterlagen werden über den definierten Eingang, z. B. per SFTP, automatisiert an Xpact Gov zur Verarbeitung übergeben.
2. Separation
Gebündelte oder unsortierte Dokumente werden vollautomatisiert logisch voneinander getrennt, sodass einzelne Vorgänge sauber weiterverarbeitet werden können.
3. Klassifikation
Die getrennten Dokumente werden automatisch erkannt, klassifiziert und den passenden Dokumenttypen zugeordnet.
Zum Beispiel:
Lebenslauf, Zeugnis, Zertifikat
4. Strukturierte Ablage
Die klassifizierten Personalunterlagen werden strukturiert abgelegt und nach definierten Ablage- und Archivierungsvorgaben gespeichert.
5. Übertragung in bestehende Systeme (optional)
Auf Wunsch werden die verarbeiteten Dokumente und Daten automatisiert an bestehende HR-, ERP- oder DMS-Systeme sowie Netzlaufwerke übergeben.
Digitale Souveränität und höchste Sicherheit für Ihre Dokumente
Ihr Datenschutz ist unsere Priorität. Ihre höchstsensiblen Daten sind bei uns in sicheren Händen.
100% DSGVO-konform
Wir stellen sicher, dass Ihre Daten geschützt, vertraulich behandelt und nach strengsten EU-Standards verarbeitet werden.
SOC 1 Typ 2 zertifiziert
Maximale Prozesssicherheit durch geprüfte Zugriffskontrollen, geringes Risiko für Datenverlust oder Sicherheitslücken.
KI „Made in Germany“
Unsere Software ist in-house entwickelt: Ihre Daten bleiben in Deutschland und werden nicht an Drittanbieter weitergegeben.
Ihr Nutzen bei der automatisierten Verarbeitung von Personalakten
- Reduzierter manueller Aufwand bei Trennung und Klassifikation
- Schnellere Verarbeitung großer Mengen an Personalunterlagen
- Einheitliche Zuordnung und strukturierte Ablage
- Weniger Fehler durch automatisierte Verarbeitung
- Nahtlose Übergabe an bestehende HR-, ERP- und DMS-Systeme
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