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Posteingangsautomatisierung für Kommunen:
E-Mails, Anhänge und beBPo effizient verarbeiten

In der kommunalen Verwaltung gehen täglich zahlreiche Briefe, E-Mails, beBPo-Nachrichten und Anhänge ein, die manuell geprüft, sortiert und an zuständige Sachbearbeitende oder Fachabteilungen weitergeleitet werden müssen. Unsere Lösung automatisiert diese Posteingangsverarbeitung vollständig, sodass sie direkt den richtigen Zuständigkeiten, Postfächern und Fachverfahren zugeordnet werden können.

Herausforderung bei der Posteingangsverarbeitung in der Verwaltung

In vielen kommunalen Verwaltungen erfolgt die Verarbeitung von E-Mails, beBPo-Nachrichten und Anhängen noch ohne automatisierte Posteingangsverarbeitung. Eingehende Inhalte liegen unstrukturiert vor und müssen manuell erfasst, bewertet und den richtigen Vorgängen, Postfächern oder Fachverfahren zugeordnet werden.

Ohne Posteingangsautomatisierung fehlt eine einheitliche Struktur für die E-Mail- und Dokumentenverarbeitung. Dies führt zu Verzögerungen bei der Weiterleitung an zuständige Stellen, erhöht den Abstimmungsaufwand und erschwert eine effiziente Postfachverwaltung.

Hoher manueller Aufwand bei der Sichtung

Schwierigkeiten bei der Klassifizierung von E-Mails und Anhängen

Verzögerte Weiterleitung an zuständige Sachbearbeitende

Hoher Abstimmungsaufwand in der Postfachverwaltung

Geringe Transparenz im Posteingang und in laufenden Prozessen

So funktioniert die automatisierte Posteingangsverarbeitung:

Alle eingehenden E-Mails inklusive Anhänge, beBPo-Nachrichten und der Scanner der Verwaltung werden von unserer Software überwacht, ausgelesen und intelligent klassifiziert. Dabei erkennt das System zuverlässig, um welche Dokumenten- oder Nachrichtenart es sich handelt – z.B. Anträge, Ausländerakten, Bescheide oder allgemeine Anfragen.

Anschließend erfolgt die automatische Zuordnung in vordefinierte Postfächer sowie an zuständige Sachbearbeitende. Dabei werden die Regeln individuell festgelegt. Jede Nachricht wird direkt dem richtigen Vorgang zugewiesen, ohne dass eine manuelle Sichtung oder Weiterleitung erforderlich ist. Das reduziert Bearbeitungszeiten und minimiert das Risiko von Fehlzuordnungen.

E-Mail-Inhalte und Anhänge können dabei bei Bedarf getrennt verarbeitet werden. Enthalten Nachrichtentext und Anhang unterschiedliche Informationen, werden diese automatisch separiert und jeweils korrekt klassifiziert und weitergeleitet. So bleiben alle relevanten Informationen strukturiert, eindeutig zugeordnet und jederzeit nachvollziehbar.

Mögliche Posteingangsautomatisierung (beBPo) für die kommunale Verwaltung:

1. Dokumenteneingang

E-Mails, Briefe, beBPo-Nachrichten und Dokumente werden zentral erfasst und automatisch im Posteingang/Scanner der Verwaltung überwacht.

2. Analyse & Klassifikation

Alle Inhalte werden inhaltlich ausgelesen und automatisch klassifiziert. Das System erkennt Dokumententypen wie Anträge, Ausländerakten oder Bescheide und ordnet sie entsprechend ein.

3. Automatische Zuordnung

Die erkannten Inhalte werden direkt den passenden Postfächern, Zuständigkeiten und Fachabteilungen zugewiesen – ohne manuelle Sichtung oder Weiterleitung.

4. Trennung von Inhalten (optional)

E-Mail-Inhalte und Anhänge können getrennt verarbeitet werden. Unterschiedliche Informationen werden automatisch separiert und korrekt zugeordnet.

5. Integration & Weiterverarbeitung

Relevante Daten werden strukturiert aufbereitet und in bestehende Fachverfahren und Systeme überführt, wo sie direkt weiterverarbeitet werden können.

Höchste Sicherheit für Ihre Dokumente

Ihr Datenschutz ist unsere Priorität. Ihre höchstsensiblen Daten sind bei uns in sicheren Händen.

100% DSGVO-konform

Wir stellen sicher, dass Ihre Daten geschützt, vertraulich behandelt und nach strengsten EU-Standards verarbeitet werden.

SOC 1 Typ 2 zertifiziert

Maximale Prozesssicherheit durch geprüfte Zugriffskontrollen, geringes Risiko für Datenverlust oder Sicherheitslücken.

KI „Made in Germany“

Unsere Software ist in-house entwickelt: Ihre Daten bleiben in Deutschland und werden nicht an Drittanbieter weitergegeben.

Ihr Nutzen für die Posteingangsautomatisierung in der Verwaltung

Die automatisierte Posteingangsverarbeitung ist ein zentraler Bestandteil moderner E-Governance. Sie ermöglicht eine sichere und medienbruchfreie und strukturierte Weiterverarbeitung eingehender Inhalte.

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