Xpact GOV
Automatisierte Antragsverarbeitung mit KI für die kommunale Verwaltung
Kommunale Verwaltungen verarbeiten täglich große Mengen an Anträgen und Nachweisen – von Bauanträgen über Förderanträgen bis hin zu Wohngeldanträgen. Die manuelle Vollständigkeits- und Richtigkeitsprüfung dieser Unterlagen ist dabei besonders zeitaufwendig und bindet erhebliche personelle Ressourcen.
Herausforderungen bei der Antragsverarbeitung in Kommunen
Die Bearbeitung kommunaler Anträge und Nachweise erfordert häufig eine umfangreiche manuelle Prüfung. Unterschiedliche Dokumentenarten, fehlende Angaben oder unvollständige Unterlagen erschweren eine schnelle und strukturierte Weiterverarbeitung. Gleichzeitig müssen eingehende Anträge inhaltlich geprüft, zuständigen Stellen zugeordnet und Freigabeprozesse koordiniert werden. Dadurch entstehen hohe Bearbeitungsaufwände, verzögerte Abläufe und ein erhöhter Abstimmungsbedarf innerhalb der Verwaltung.
Hoher manueller Aufwand bei Sichtung und Prüfung
Unvollständige Anträge und Nachweise
Manuelle Plausibilitätsprüfung
Verzögerungen bei Freigabe- und Bearbeitungsprozessen
Fehlende Transparenz in laufenden Vorgängen
Xpact Gov: Effiziente Lösung für die automatisierte Antragsverarbeitung
Xpact Gov ermöglicht eine automatisierte Antragsverarbeitung für die kommunale Verwaltung: Von der Erfassung, Klassifizierung und Datenextraktion bis hin zur Vorprüfung. Eine integrierte Vollständigkeits- und Richtigkeitsprüfung erkennt frühzeitig fehlerhafte oder unvollständige Anträge, während vollständige Vorgänge nahtlos weiterverarbeitet werden. Die zuständige Person erhält zudem eine Liste mit fundierten Empfehlungen und Begründungen, trifft die finale Entscheidung jedoch weiterhin selbst.
So funktioniert die automatisierte Verarbeitung am Beispiel von Bauanträgen
1. Dokumenteneingang
Xpact Gov überwacht den Dokumenteneingang automatisiert – beispielsweise E-Mails, SFTP oder digitale Bauanträge. Eingehende Dokumente und Unterlagen werden zentral erfasst und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.
2. Classification
Bauanträge und Unterlagen werden automatisch erkannt und klassifiziert. Dokumente wie Lagepläne, Bauzeichnungen oder Baubeschreibungen werden den passenden Kategorien zugeordnet.
3. Extraktion der Daten
Relevante Informationen werden automatisiert aus Formularen und Dokumenten extrahiert – beispielsweise Bauherr, Adresse oder Unterschriften.
4. Überprüfung der Unterlagen
Extrahierte Daten und Dokumente werden automatisiert mit vordefinierten Regelwerken abgeglichen. Dabei wird geprüft, ob alle Pflichtdokumente und erforderlichen Pflichtfelder vollständig vorhanden sind.
5. Dokumente Vollständig: Freigabe & automatische Übertragung
Die zuständige Person erhält eine Übersicht aller erkannten und geprüften Dokumente inklusive Status der Vollständigkeit. Vollständige Unterlagen können anschließend automatisiert in bestehende Fachverfahren übertragen.
6. Nicht vollständig: Ablehnung/Überarbeitung
Bei unvollständigen oder fehlerhaften Unterlagen erstellt Xpact Gov automatisch eine Empfehlung zur Ablehnung oder Nachbearbeitung inklusive Begründung – beispielsweise bei fehlenden Unterschriften. Die zuständige Person kann im Anschluss den Antrag ablehnen oder die Unterlagen weiter bearbeiten. Optional erfolgt zusätzlich eine automatische E-Mail-Benachrichtigung.
7. Optional: Benachrichtigung an Absender
Optional kann der Absender automatisch per E-Mail über unvollständige Unterlagen informiert werden. Anschließend können die Dokumente manuell freigegeben werden.
Höchste Sicherheit für Ihre Dokumente
Datenschutz und Sicherheit haben bei der Verarbeitung kommunaler Anträge höchste Priorität:
100% DSGVO-konform
Wir stellen sicher, dass Ihre Daten geschützt, vertraulich behandelt und nach strengsten EU-Standards verarbeitet werden.
SOC 1 Typ 2 zertifiziert
Maximale Prozesssicherheit durch geprüfte Zugriffskontrollen, geringes Risiko für Datenverlust oder Sicherheitslücken.
KI „Made in Germany“
Unsere Software ist in-house entwickelt: Ihre Daten bleiben in Deutschland und werden nicht an Drittanbieter weitergegeben.
Ihr Nutzen durch die automatisierte Antragsverarbeitung
Die automatisierte Verarbeitung von Anträgen und Nachweisen reduziert manuelle Aufwände und beschleunigt Freigabe- und Bearbeitungsprozesse. Eingehende Dokumente werden strukturiert verarbeitet, automatisch geprüft und gezielt den richtigen Vorgängen zugeordnet.
- Schnellere Bearbeitung eingehender Anträge
- Entlastung bei Sichtung, Prüfung und Zuordnung
- Reduzierung von Fehlern und Rückfragen
- Strukturierte Freigabe- und Weiterverarbeitungsprozesse
Erfahren Sie mehr über die automatisierte Verarbeitung von Anträgen mit Xpact Gov und laden Sie jetzt unsere Produktinfo herunter:
FAQ – Häufige Fragen zur automatisierten Antragsverarbeitung
Wie funktioniert die automatisierte Antragsverarbeitung in Kommunen?
Eingehende Anträge und Nachweise werden automatisch erfasst, klassifiziert und inhaltlich geprüft. Unsere Lösung Xpact Gov unterstützt bei Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen sowie bei der strukturierten Weiterleitung in bestehende Freigabeprozesse und Fachverfahren.
Kann die Antragsverarbeitung in bestehende Fachverfahren integriert werden?
Ja, die verarbeiteten Daten und Dokumente können direkt in bestehende Fachverfahren, DMS- oder ERP-Systeme integriert werden – beispielsweise in SAP, kommunale Plattformen wie VOIS oder weitere bestehende Systeme.
Ist die Verarbeitung von Anträgen DSGVO-konform und sicher?
Ja, die Verarbeitung erfolgt vollständig DSGVO-konform. Xpact Gov nutzt eine eigene in-house entwickelte KI („Made in Germany“) und erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und kontrollierte Datenverarbeitung.
Wie erfolgt die Integration in bestehende Fachverfahren?
Die verarbeiteten Daten und Dokumente werden nahtlos in bestehende Fachverfahren integriert – beispielsweise in kommunale Lösungen wie VOIS sowie in Fachverfahren für das Ausländerwesen oder angebundene Systeme wie SAP. Dadurch stehen alle Informationen direkt im jeweiligen System zur Verfügung und können ohne zusätzlichen manuellen Aufwand weiterverarbeitet werden.
Ist die Verarbeitung von Ausländerakten mit Xpact Gov datenschutzkonform und sicher?
Ja, die Verarbeitung erfolgt vollständig DSGVO-konform. Die Lösungen von Evy Solutions sind SOC 1 Typ 2 zertifiziert und wir nutzen eine in-house entwickelte KI („Made in Germany“), bei der keine Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Wie können Kommunen Antragsprozesse trotz Fachkräftemangel effizient digitalisieren?
Durch die automatisierte Verarbeitung von Anträgen und Nachweisen können manuelle Prüf- und Freigabeprozesse deutlich reduziert werden. Xpact Gov unterstützt Kommunen dabei, Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Mitarbeitende zu entlasten und bestehende Verwaltungsprozesse strukturiert zu digitalisieren.
Wie lassen sich Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen automatisieren?
Xpact Gov prüft eingehende Anträge und Nachweise automatisiert auf Vollständigkeit und Plausibilität. Fehlende oder fehlerhafte Angaben werden frühzeitig erkannt, sodass Rückfragen, manuelle Prüfungen und Verzögerungen im weiteren Bearbeitungsprozess reduziert werden.
Warum sollten Kommunen ihre Antragsprozesse automatisieren?
Die manuelle Bearbeitung von Anträgen verursacht hohen Verwaltungsaufwand und führt häufig zu Verzögerungen in Prüf- und Freigabeprozessen. Durch die automatisierte Verarbeitung können Anträge schneller geprüft, vollständig erfasst und strukturiert weiterverarbeitet werden. Gleichzeitig werden Sachbearbeitende entlastet und Bearbeitungszeiten reduziert.
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