Xpact GOV
Automatisierte Antragsverarbeitung mit KI für die kommunale Verwaltung
Kommunale Verwaltungen verarbeiten täglich große Mengen an Anträgen und Nachweisen – von Förderanträgen über Vereinsunterlagen bis hin zu weiteren eingehenden Dokumenten in unterschiedlichen Fachbereichen. Häufig erfolgt die Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität noch manuell. Xpact Gov automatisiert die Antragsverarbeitung vollständig: Eingehende Unterlagen werden erkannt, klassifiziert, inhaltlich geprüft und direkt in bestehende Fachverfahren und Freigabeprozesse integriert – für eine effiziente Automatisierung.
Herausforderungen bei der Antragsverarbeitung in Kommunen
Die Bearbeitung kommunaler Anträge und Nachweise erfordert häufig eine umfangreiche manuelle Prüfung. Unterschiedliche Dokumentenarten, fehlende Angaben oder unvollständige Unterlagen erschweren eine schnelle und strukturierte Weiterverarbeitung. Gleichzeitig müssen eingehende Anträge inhaltlich geprüft, zuständigen Stellen zugeordnet und Freigabeprozesse koordiniert werden. Dadurch entstehen hohe Bearbeitungsaufwände, verzögerte Abläufe und ein erhöhter Abstimmungsbedarf innerhalb der Verwaltung.
Hoher manueller Aufwand bei Sichtung und Prüfung
Unvollständige Anträge und Nachweise
Manuelle Plausibilitätsprüfung
Verzögerungen bei Freigabe- und Bearbeitungsprozessen
Fehlende Transparenz in laufenden Vorgängen
Xpact Gov: Die Lösung für die automatisierte Antragsverarbeitung
Xpact Gov ermöglicht eine automatisierte Antragsverarbeitung für die kommunale Verwaltung: Eingehende Unterlagen werden erkannt, klassifiziert und automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Fehlende oder fehlerhafte Angaben werden frühzeitig erkannt.
Anträge werden den richtigen Vorgängen, Zuständigkeiten und Freigabeprozessen zugeordnet und direkt in bestehende Fachverfahren und Systeme überführt. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess – von der Antragserfassung bis zur Weiterverarbeitung.
So funktioniert die automatisierte Verarbeitung von Anträgen (z. B. Förderanträgen)
1. Posteingang
Der Posteingang wird von Xpact Gov automatisch überwacht. Eingehende Förderanträge und zugehörige Unterlagen werden erfasst und dem weiteren Verarbeitungsprozess innerhalb der Plattform zugeführt.
2. Classification
Xpact Gov filtert die Förderanträge automatisch aus dem Posteingang heraus und klassifiziert die eingehenden Dokumente
3. Überprüfung der Anträge & Nachweise
Anträge und die dazugehörigen Nachweise werden automatisiert auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Dabei können beispielsweise Gemeinnützigkeit, Übungsleiterlizenzen, Lizenzinhabererklärungen oder Aufstellungen der Übungsleiter berücksichtigt werden.
4. Warten auf Freigabe & Übertragung
Vollständige und plausible Dokumente verbleiben bis zur Freigabe auf der EVY XPACT Plattform oder werden – abhängig vom definierten Workflow – direkt in bestehende ERP-Systeme, DMS oder Fachverfahren übertragen. Die Freigabe kann optional durch zuständige Sachbearbeitende erfolgen.
5. Überarbeitung bei unvollständigen oder nicht plausiblen Dokumenten
Werden Dokumente während des Freigabeprozesses auf der EVY XPACT Plattform als unvollständig oder nicht plausibel erkannt, startet automatisch ein definierter Überarbeitungsprozess.
Überarbeitung Fall 1
Prüfungsbedürftige Dokumente können direkt auf der Plattform eingesehen und bearbeitet werden. Optional können zuständige Personen zusätzlich per E-Mail benachrichtigt werden.
Überarbeitung Fall 2
Der Absender erhält automatisch eine E-Mail mit den fehlenden, unvollständigen oder nicht plausiblen Angaben, sodass die Unterlagen gezielt ergänzt oder korrigiert werden können.
Höchste Sicherheit für Ihre Dokumente
Datenschutz und Sicherheit haben bei der Verarbeitung kommunaler Anträge höchste Priorität:
100% DSGVO-konform
Wir stellen sicher, dass Ihre Daten geschützt, vertraulich behandelt und nach strengsten EU-Standards verarbeitet werden.
SOC 1 Typ 2 zertifiziert
Maximale Prozesssicherheit durch geprüfte Zugriffskontrollen, geringes Risiko für Datenverlust oder Sicherheitslücken.
KI „Made in Germany“
Unsere Software ist in-house entwickelt: Ihre Daten bleiben in Deutschland und werden nicht an Drittanbieter weitergegeben.
Ihr Nutzen durch die automatisierte Antragsverarbeitung
Die automatisierte Verarbeitung von Förderanträgen und Nachweisen reduziert manuelle Aufwände und beschleunigt Freigabe- und Bearbeitungsprozesse. Eingehende Dokumente werden strukturiert verarbeitet, automatisch geprüft und gezielt den richtigen Vorgängen zugeordnet.
- Schnellere Bearbeitung eingehender Anträge
- Entlastung bei Sichtung, Prüfung und Zuordnung
- Automatische Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung
- Reduzierung von Fehlern und Rückfragen
- Strukturierte Freigabe- und Weiterverarbeitungsprozesse
Erfahren Sie mehr über die automatisierte Verarbeitung von Förderanträgen mit Xpact Gov und laden Sie jetzt unsere Produktinfo herunter:
FAQ – Häufige Fragen zur automatisierten Antragsverarbeitung
Wie funktioniert die automatisierte Antragsverarbeitung in Kommunen?
Eingehende Anträge und Nachweise werden automatisch erfasst, klassifiziert und inhaltlich geprüft. Unsere Lösung Xpact Gov unterstützt bei Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen sowie bei der strukturierten Weiterleitung in bestehende Freigabeprozesse und Fachverfahren.
Kann die Antragsverarbeitung in bestehende Fachverfahren integriert werden?
Ja, die verarbeiteten Daten und Dokumente können direkt in bestehende Fachverfahren, DMS- oder ERP-Systeme integriert werden – beispielsweise in SAP, kommunale Plattformen wie VOIS oder weitere bestehende Systeme.
Ist die Verarbeitung von Anträgen DSGVO-konform und sicher?
Ja, die Verarbeitung erfolgt vollständig DSGVO-konform. Xpact Gov nutzt eine eigene in-house entwickelte KI („Made in Germany“) und erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und kontrollierte Datenverarbeitung.
Wie erfolgt die Integration in bestehende Fachverfahren?
Die verarbeiteten Daten und Dokumente werden nahtlos in bestehende Fachverfahren integriert – beispielsweise in kommunale Lösungen wie VOIS sowie in Fachverfahren für das Ausländerwesen oder angebundene Systeme wie SAP. Dadurch stehen alle Informationen direkt im jeweiligen System zur Verfügung und können ohne zusätzlichen manuellen Aufwand weiterverarbeitet werden.
Ist die Verarbeitung von Ausländerakten mit Xpact Gov datenschutzkonform und sicher?
Ja, die Verarbeitung erfolgt vollständig DSGVO-konform. Die Lösungen von Evy Solutions sind SOC 1 Typ 2 zertifiziert und wir nutzen eine in-house entwickelte KI („Made in Germany“), bei der keine Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Wie können Kommunen Antragsprozesse trotz Fachkräftemangel effizient digitalisieren?
Durch die automatisierte Verarbeitung von Anträgen und Nachweisen können manuelle Prüf- und Freigabeprozesse deutlich reduziert werden. Xpact Gov unterstützt Kommunen dabei, Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Mitarbeitende zu entlasten und bestehende Verwaltungsprozesse strukturiert zu digitalisieren.
Wie lassen sich Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen automatisieren?
Xpact Gov prüft eingehende Anträge und Nachweise automatisiert auf Vollständigkeit und Plausibilität. Fehlende oder fehlerhafte Angaben werden frühzeitig erkannt, sodass Rückfragen, manuelle Prüfungen und Verzögerungen im weiteren Bearbeitungsprozess reduziert werden.
Warum sollten Kommunen ihre Antragsprozesse automatisieren?
Die manuelle Bearbeitung von Anträgen verursacht hohen Verwaltungsaufwand und führt häufig zu Verzögerungen in Prüf- und Freigabeprozessen. Durch die automatisierte Verarbeitung können Anträge schneller geprüft, vollständig erfasst und strukturiert weiterverarbeitet werden. Gleichzeitig werden Sachbearbeitende entlastet und Bearbeitungszeiten reduziert.
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