Xpact GOV
Digitale Bauakten automatisieren: Bauunterlagen effizient verarbeiten
Im Bauamt gehen täglich zahlreiche Bauunterlagen ein – von Bauanträgen über Pläne bis hin zu technischen Nachweisen. Diese liegen meist in unterschiedlichen Formaten vor und müssen manuell gesichtet, zugeordnet und in der digitalen Bauakte strukturiert abgelegt werden.
XPACT GOV hilft dabei, digitale Bauakten zu automatisieren, indem Bauunterlagen erkannt, klassifiziert und automatisch der richtigen Bauakte zugeordnet werden.
Herausforderung bei der Verarbeitung von Bauakten
Bauunterlagen bestehen aus unterschiedlichen Dokumenten wie Bauanträgen, Plänen und technischen Nachweisen. Diese liegen häufig unstrukturiert vor und müssen manuell gesichtet, geprüft und dem richtigen Bauvorhaben zugeordnet werden.
Die fehlende Struktur erschwert die Zuordnung innerhalb der digitalen Bauakte und führt zu Verzögerungen im Baugenehmigungsverfahren sowie zu erhöhtem Aufwand in der Sachbearbeitung.
Hoher manueller Aufwand bei der Sichtung von Bauunterlagen
Unterschiedliche Dokumenttypen und Formate
Erschwerte Zuordnung zu Bauvorhaben und Bauakten
Verzögerungen im Baugenehmigungs-
verfahren
Geringe Transparenz in der digitalen Bauakte
Die Lösung mit XPACT GOV
XPACT GOV automatisiert die Verarbeitung von Bauakten vollständig. Eingehende Dokumente werden erkannt, inhaltlich analysiert und automatisch klassifiziert – unabhängig von Format oder Struktur.
Die Lösung ordnet alle Unterlagen direkt dem richtigen Bauvorhaben und der entsprechenden Bauakte zu. Dadurch entfällt die manuelle Sichtung und Zuordnung, und die Dokumente stehen strukturiert und vollständig im jeweiligen Vorgang zur Verfügung. Relevante Informationen werden extrahiert und für die Weiterverarbeitung aufbereitet. So entsteht ein durchgängiger, digitaler Prozess – von der Erfassung der Bauunterlagen bis zur strukturierten Ablage in der digitalen Bauakte.
So funktioniert die automatisierte Verarbeitung von Bauakten:
1. Dokumenteneingang
Der Dokumenteneingang aus Scanner, sFTP oder weiteren Quellen wird automatisch überwacht. Eingehende Bauunterlagen werden kontinuierlich erfasst und dem weiteren Verarbeitungsprozess zugeführt.
2. Separation
Eingehende Dateien werden bei Bedarf automatisch logisch getrennt – beispielsweise wenn mehrere Dokumente in einer Datei enthalten sind. So werden einzelne Bauunterlagen korrekt isoliert und weiterverarbeitet.
3. Klassifikation & Analyse
Die Dokumente werden inhaltlich analysiert und automatisch klassifiziert – beispielsweise in Bauanträge, Baupläne, Baulasten oder technische Nachweise. Dadurch werden alle Unterlagen strukturiert erfasst und sind vollständig durchsuchbar.
4. Zuordnung zur Bauakte
Alle Dokumente werden automatisch dem richtigen Bauvorhaben und der entsprechenden Bauakte zugeordnet. Die Struktur der Bauakte mit Haupt- und Unterordnern wird dabei individuell von der Verwaltung definiert und kann jederzeit flexibel angepasst werden.
5. Strukturierte Ablage & Integration
Die Unterlagen werden automatisiert und strukturiert in der digitalen Bauakte abgelegt. Auf Wunsch werden die Daten und Dokumente direkt in bestehende Fachverfahren, DMS- oder ERP-Systeme überführt – beispielsweise in Lösungen wie INEO oder SAP – und stehen dort unmittelbar zur Weiterverarbeitung bereit.
Höchste Sicherheit für Ihre Dokumente
Ihr Datenschutz ist unsere Priorität. Ihre höchstsensiblen Daten sind bei uns in sicheren Händen.
100% DSGVO-konform
Wir stellen sicher, dass Ihre Daten geschützt, vertraulich behandelt und nach strengsten EU-Standards verarbeitet werden.
SOC 1 Typ 2 zertifiziert
Maximale Prozesssicherheit durch geprüfte Zugriffskontrollen, geringes Risiko für Datenverlust oder Sicherheitslücken.
KI „Made in Germany“
Unsere Software ist in-house entwickelt: Ihre Daten bleiben in Deutschland und werden nicht an Drittanbieter weitergegeben.
Ihr Nutzen bei der Verarbeitung von Bauakten
Unsere Softwarelösung XPACT GOV basiert auf einer eigenen, in-house entwickelten KI („Made in Germany“) und nutzt spezialisierte Small Language Models (SLM), die gezielt für die Verarbeitung von Bauunterlagen trainiert wurden. Dadurch können Dokumente präzise analysiert, klassifiziert und strukturiert verarbeitet werden – unabhängig von Format und Aufbau.
Die Verarbeitung erfolgt vollständig DSGVO-konform und ohne Einbindung externer Drittanbieter. Als SOC 1 Typ 2 zertifizierte Lösung erfüllt Xpact höchste Anforderungen an Datensicherheit, Zugriffskontrollen und Prozesssicherheit – insbesondere im Umgang mit sensiblen Bau- und Projektdaten.
- Schnellere und strukturierte Verarbeitung von Bauunterlagen
- Entlastung der Sachbearbeitung bei Sichtung und Zuordnung
- Automatische Zuordnung zu Bauakten und Bauvorhaben
- Beschleunigung von Genehmigungsprozessen
- Reduzierung von Fehlern bei Klassifikation und Ablage
- Mehr Transparenz innerhalb der digitalen Bauakte
Erfahren Sie mehr über die automatisierte Verarbeitung von Bauakten mit Xpact Gov und laden Sie jetzt unsere Produktinfo herunter:
FAQ – Häufige Fragen zur Automatisierung von digitalen Bauakten
Wie können Bauakten automatisiert verarbeitet werden?
Bauakten können automatisiert verarbeitet werden, indem eingehende Bauunterlagen wie Bauanträge, Pläne und Nachweise automatisch erkannt, klassifiziert und der richtigen Bauakte zugeordnet werden. Die Dokumente werden strukturiert abgelegt und stehen direkt für die Weiterverarbeitung im Fachverfahren zur Verfügung. Dadurch entsteht ein strukturierter und effizienter Prozess.
Wie werden Bauakten in bestehende Fachverfahren integriert?
Die verarbeiteten Dokumente und Daten werden direkt in bestehende Fachverfahren zur Bauantrags- und Baugenehmigungsbearbeitung integriert – beispielsweise in Systeme wie INEO oder SAP. Darüber hinaus ist eine Einbindung in kommunale Plattformen wie VOIS möglich.
Welche Bauunterlagen können automatisiert verarbeitet werden?
Typische Bauunterlagen sind Bauanträge, Baupläne, Baulasten, Gutachten sowie technische und rechtliche Nachweise. Die automatisierte Verarbeitung funktioniert unabhängig vom Dokumententyp und Format.
Wie erfolgt die Zuordnung zu einer digitalen Bauakte?
Die Zuordnung erfolgt automatisiert anhand von Inhalten wie Bauvorhaben, Adresse oder Aktenzeichen. Die Dokumente werden direkt der passenden Bauakte zugewiesen und innerhalb der definierten Struktur abgelegt.
Kann die Struktur der Bauakte individuell festgelegt werden?
Ja, die Struktur der digitalen Bauakte kann individuell definiert werden. Haupt- und Unterordner sowie Ablagestrukturen lassen sich an bestehende Prozesse im Bauamt anpassen und jederzeit ändern.
Ist die Verarbeitung von Bauakten DSGVO-konform und sicher?
Ja, die Verarbeitung erfolgt vollständig DSGVO-konform und ohne Einbindung externer Drittanbieter. Xpact ist zudem SOC 1 Typ 2 zertifiziert und erfüllt damit hohe Anforderungen an Datensicherheit, Zugriffskontrollen und Prozesssicherheit.
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