Xpact GOV
Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit KI für die kommunale Verwaltung
In der kommunalen Verwaltung gehen täglich zahlreiche Rechnungen und Gebührenbescheide ein, die manuell geprüft, erfasst und weiterverarbeitet werden müssen. Besonders die Prüfung von Rechnungsdaten, Freigaben und die Übertragung in bestehende Systeme verursachen dabei hohen Verwaltungsaufwand. Xpact Gov automatisiert die Rechnungsverarbeitung vollständig. Dadurch lassen sich Bearbeitungszeiten reduzieren und interne Abläufe deutlich effizienter gestalten.
Herausforderungen bei der Rechnungsverarbeitung in Kommunen
Die Verarbeitung eingehender Rechnungen und Gebührenbescheide ist in vielen Kommunen mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Rechnungsdaten müssen geprüft, Freigaben koordiniert und Dokumente den richtigen Vorgängen und Systemen zugeordnet werden. Unterschiedliche Formate, manuelle Prüfprozesse und fehlende Automatisierung führen dabei häufig zu Verzögerungen, erhöhtem Abstimmungsaufwand und fehleranfälligen Abläufen.
Hoher manueller Aufwand bei der Rechnungsprüfung & Erfassung
Zeitintensive Freigabe- & Bearbeitungsprozesse
Fehleranfällige Verarbeitung unterschiedlicher Rechnungsformate
Verzögerungen bei Übergabe und Weiterverarbeitung
Xpact Gov: Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung
Xpact Gov automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen und Gebührenbescheide vollständig. Rechnungen werden automatisch klassifiziert, ausgelesen und validiert. Anschließend werden die Rechnungsdaten als ZUGFeRD-, XRechnungs- oder CSV-Daten direkt in bestehende ERP-Systeme, DMS oder Netzlaufwerke übertragen – beispielsweise in SAP, Infoma oder weitere bestehende Systeme.
So funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung
1. Posteingang
Der Posteingang der Verwaltung wird von Xpact Gov automatisch überwacht. Eingehende Dokumente wie Rechnungen, Bescheide, Verträge oder Anträge werden erkannt und der weiteren Verarbeitung zugeführt.
3. Reading
Relevante Inhalte und Rechnungsdaten werden automatisiert ausgelesen und strukturiert für die weitere Verarbeitung erfasst.
2. Klassifizierung & Weiterleitung
Alle eingehenden Dokumente werden automatisch klassifiziert. Rechnungen werden direkt der weiteren Rechnungsverarbeitung zugeordnet, während andere Dokumente automatisch an zuständige Sachbearbeitende weitergeleitet werden.
4. Überprüfung & Überarbeitung
Die ausgelesenen Rechnungsdaten werden automatisiert auf Richtigkeit überprüft. Sind Rechnungen unvollständig oder fehlerhaft, werden sie direkt an die zuständige Person zur Überarbeitung weitergeleitet.
5. Übertragung & Benachrichtigung
Die ausgelesenen Rechnungsdaten werden auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Sind alle Angaben korrekt, kann die Rechnung direkt automatisiert ausgeführt werden. Auf Wunsch erfolgt vor der Ausführung zusätzlich eine manuelle Freigabe durch die zuständige Person.
6. Übertragung & Benachrichtigung
Nach der Ausführung werden die Rechnungsdaten als ZUGFeRD-, XRechnungs- oder CSV-Daten direkt in bestehende ERP-Systeme, DMS oder Netzlaufwerke übertragen – beispielsweise in SAP, Infoma oder weitere bestehende Systeme. Die übertragenen Daten dienen dabei der Validierung und Anreicherung der Rechnungsprüfung. Nach erfolgreicher Übertragung wird die zuständige Person automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Höchste Sicherheit für Ihre Dokumente
Datenschutz und Sicherheit haben bei Evy Solutions höchste Priorität:
100% DSGVO-konform
Wir stellen sicher, dass Ihre Daten geschützt, vertraulich behandelt und nach strengsten EU-Standards verarbeitet werden.
SOC 1 Typ 2 zertifiziert
Maximale Prozesssicherheit durch geprüfte Zugriffskontrollen, geringes Risiko für Datenverlust oder Sicherheitslücken.
KI „Made in Germany“
Unsere Software ist in-house entwickelt: Ihre Daten bleiben in Deutschland und werden nicht an Drittanbieter weitergegeben.
Ihr Nutzen durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung
Sehen Sie, welche Vorteile die automatisierte Rechnungsverarbeitung für die kommunale Verwaltung bietet und wie sich manuelle Aufwände im Tagesgeschäft deutlich reduzieren lassen.
- Schnellere Verarbeitung eingehender Rechnungen bei gleichzeitig geringerem manuellem Aufwand
- Kürzere Bearbeitungs- und Reaktionszeiten
- Weniger Fehler in der Rechnungsverarbeitung
- Strukturierte und nachvollziehbare Rechnungsprozesse
- Effizientere Verwaltungsabläufe durch automatisierte Verarbeitung
Erfahren Sie mehr über die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Xpact Gov und laden Sie jetzt unsere Produktinfo herunter:
FAQ – Häufige Fragen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung
Wie können Kommunen ihre Rechnungsverarbeitung effizient digitalisieren?
Viele Kommunen arbeiten trotz E-Rechnungspflicht weiterhin mit manuellen Prüf- und Freigabeprozessen. Xpact Gov automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen und reduziert Medienbrüche, manuelle Arbeitsschritte und Bearbeitungszeiten deutlich.
Können XRechnung, ZUGFeRD und CSV verarbeitet werden?
Ja, Rechnungsdaten können als XRechnung, ZUGFeRD oder CSV verarbeitet und direkt in bestehende ERP-Systeme, DMS oder Netzlaufwerke übertragen werden. Gerade XRechnung ist im öffentlichen Bereich ein zentraler Standard der elektronischen Rechnungsverarbeitung.
Warum sind Freigabeprozesse bei E-Rechnungen häufig eine Herausforderung?
In vielen Kommunen erfolgen Freigaben weiterhin manuell oder außerhalb der eigentlichen Buchhaltungssysteme. Dadurch entstehen Verzögerungen und zusätzliche Abstimmungen zwischen Fachbereichen und zuständigen Personen. Xpact Gov unterstützt strukturierte und automatisierte Freigabeprozesse innerhalb bestehender Verwaltungsabläufe.
Wie unterstützt die automatisierte Rechnungsverarbeitung bei Fachkräftemangel in Kommunen?
Kommunale Verwaltungen stehen zunehmend unter Druck, Prozesse trotz begrenzter personeller Ressourcen effizient zu gestalten. Durch die Automatisierung manueller Prüf-, Freigabe- und Weiterverarbeitungsprozesse werden Mitarbeitende im Tagesgeschäft entlastet und Verwaltungsabläufe effizienter gestaltet.
Wie unterstützt Xpact Gov bei der Verarbeitung von E-Rechnungen?
Xpact Gov unterstützt die Verarbeitung elektronischer Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD vollständig. Zusätzlich kann die Lösung PDF-Rechnungen automatisiert in das gewünschte E-Rechnungsformat umwandeln – und E-Rechnungen bei Bedarf wieder als lesbare PDF-Dateien bereitstellen. So lassen sich bestehende Rechnungsprozesse flexibel und medienbruchfrei in die kommunale Verwaltung integrieren.
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