Xpact GOV
Posteingangsautomatisierung für Kommunen:
E-Mails, Briefpost und beBPo effizient verarbeiten
In der kommunalen Verwaltung gehen täglich zahlreiche E-Mails, beBPo-Nachrichten und gescannte Briefpost ein, die ohne Posteingangsautomatisierung manuell geprüft, sortiert und weitergeleitet werden müssen. Unsere Lösung automatisiert diese Posteingangsverarbeitung vollständig und ordnet Inhalte direkt den richtigen Zuständigkeiten, Postfächern und Fachverfahren zu.
Herausforderung bei der Posteingangsverarbeitung in der Verwaltung
In vielen kommunalen Verwaltungen erfolgt die Verarbeitung von Briefpost, E‑Mails, beBPo‑Nachrichten und Anhängen noch ohne automatisierte Posteingangsverarbeitung. Eingehende Inhalte liegen unstrukturiert vor und müssen manuell erfasst, bewertet und den richtigen Vorgängen, Postfächern oder Fachverfahren zugeordnet werden. Ohne eine TR‑RESISCAN‑konforme Posteingangsautomatisierung fehlt eine einheitliche, revisionssichere Struktur für die E‑Mail‑ und Dokumentenverarbeitung, was zu Verzögerungen bei der Weiterleitung, höherem Abstimmungsaufwand und einer ineffizienten Postfachverwaltung führt.
Hoher manueller Aufwand bei der Sichtung
Schwierigkeiten bei der Klassifizierung von E-Mails und Anhängen
Verzögerte Weiterleitung an zuständige Sachbearbeitende
Hoher Abstimmungsaufwand in der Postfachverwaltung
Geringe Transparenz im Posteingang und in laufenden Prozessen
So funktioniert die automatisierte Posteingangsverarbeitung:
Alle eingehenden E-Mails inklusive Anhänge, beBPo-Nachrichten und der Scanner der Verwaltung werden von unserer Software überwacht, ausgelesen und intelligent klassifiziert. Dabei erkennt das System zuverlässig, um welche Dokumenten- oder Nachrichtenart es sich handelt – z.B. Anträge, Ausländerakten, Bescheide oder allgemeine Anfragen.
Anschließend erfolgt die automatische Zuordnung in vordefinierte Postfächer sowie an zuständige Sachbearbeitende. Dabei werden die Regeln individuell festgelegt. Jede Nachricht wird direkt dem richtigen Vorgang zugewiesen, ohne dass eine manuelle Sichtung oder Weiterleitung erforderlich ist. Das reduziert Bearbeitungszeiten und minimiert das Risiko von Fehlzuordnungen.
E-Mail-Inhalte und Anhänge können dabei bei Bedarf getrennt verarbeitet werden. Enthalten Nachrichtentext und Anhang unterschiedliche Informationen, werden diese automatisch separiert und jeweils korrekt klassifiziert und weitergeleitet. So bleiben alle relevanten Informationen strukturiert, eindeutig zugeordnet und jederzeit nachvollziehbar.
Mögliche Posteingangsautomatisierung (beBPo) für die kommunale Verwaltung:
1. Dokumenteneingang
E-Mails, Briefe, beBPo-Nachrichten und Dokumente werden zentral von Xpact Gov erfasst und automatisch im Posteingang/Scanner der Verwaltung überwacht.
Aus der gescannten Briefpost werden vor dem nächsten Schritt die PDF-Stapel automatisch logisch getrennt.
2. Analyse & Klassifikation
Alle Inhalte werden ausgelesen und klassifiziert. PDF-Stapel werden bereits im Vorfeld logisch getrennt. Das System erkennt Dokumententypen wie Anträge, Ausländerakten oder Bescheide und ordnet sie entsprechend ein.
3. Automatische Zuordnung
Die erkannten Inhalte werden direkt den passenden Postfächern, Zuständigkeiten und Fachabteilungen zugewiesen – ohne manuelle Sichtung oder Weiterleitung.
4. Trennung von Inhalten (optional)
E-Mail-Inhalte und Anhänge können getrennt verarbeitet werden. Unterschiedliche Informationen werden automatisch separiert und korrekt zugeordnet.
5. Integration & Weiterverarbeitung
Relevante Daten werden strukturiert aufbereitet und in bestehende Fachverfahren und Systeme überführt, wo sie direkt weiterverarbeitet werden können.
Höchste Sicherheit für Ihre Dokumente
Ihr Datenschutz ist unsere Priorität. Ihre höchstsensiblen Daten sind bei uns in sicheren Händen.
100% DSGVO-konform
Wir stellen sicher, dass Ihre Daten geschützt, vertraulich behandelt und nach strengsten EU-Standards verarbeitet werden.
SOC 1 Typ 2 zertifiziert
Maximale Prozesssicherheit durch geprüfte Zugriffskontrollen, geringes Risiko für Datenverlust oder Sicherheitslücken.
KI „Made in Germany“
Unsere Software ist in-house entwickelt: Ihre Daten bleiben in Deutschland und werden nicht an Drittanbieter weitergegeben.
Ihr Nutzen für die Posteingangsautomatisierung in der Verwaltung
Die automatisierte Posteingangsverarbeitung ist ein zentraler Bestandteil moderner E‑Government‑Strukturen und unterstützt eine TR‑RESISCAN‑konforme, sichere, medienbruchfreie und strukturierte Weiterverarbeitung eingehender Inhalte.
- Schnellere und strukturierte Verarbeitung im Posteingang
- Entlastung der Sachbearbeitung bei Sichtung und Zuordnung
- Kürzere Reaktionszeiten bei Bürgeranliegen
- Reduzierung von Fehlern bei Klassifikation und Weiterleitung
- Transparente Nachverfolgung von Vorgängen und Zuständigkeiten
Erfahren Sie mehr über die Posteingangsautomatisierung mit Xpact Gov und laden Sie jetzt unsere Produktinfo herunter:
FAQ – Häufige Fragen zur Posteingangsautomatisierung in der Verwaltung
Wie funktioniert die Posteingangsautomatisierung mit Xpact Gov in der Verwaltung?
Die Posteingangsautomatisierung mit unserer Softwarelösung Xpact Gov erfasst eingehende Inhalte aus verschiedenen Kanälen wie E-Mail, beBPo und gescannter Briefpost. Die Dokumente werden automatisch gesichtet, ggf. getrennt, klassifiziert und den richtigen Postfächern, Zuständigkeiten und Fachverfahren zugeordnet, sodass eine manuelle Weiterleitung entfällt.
Welche Eingangskanäle können automatisiert verarbeitet werden?
Neben E-Mails und beBPo-Nachrichten kann Xpact Gov auch gescannte Briefpost automatisiert verarbeiten. Die Software überwacht den gesamten Dokumenteneingang der Verwaltung und stellt sicher, dass alle eingehenden Dokumente unabhängig vom Kanal einheitlich verarbeitet und zugeordnet werden.
Wie werden E-Mails und Anhänge korrekt zugeordnet?
E-Mails und ihre Anhänge werden gemeinsam analysiert und bei Bedarf getrennt verarbeitet. Dadurch können unterschiedliche Inhalte innerhalb einer Nachricht korrekt klassifiziert und den passenden Vorgängen, Postfächern oder Fachabteilungen zugeordnet werden.
Kann die Zuordnung zu Postfächern individuell gesteuert werden?
Ja, die Zuordnung erfolgt auf Basis Ihrer mit Evy Solutions individuell definierten Regeln. Haupt- und Unterpostfächer sowie Zuständigkeiten können von der Verwaltung festgelegt und jederzeit angepasst werden, sodass die Posteingangsverarbeitung optimal zu bestehenden Abläufen passt.
Wie erfolgt die Integration in bestehende Fachverfahren?
Optional und auf Wunsch können die verarbeiteten Dokumente und Daten nach der Postfachzuordnung direkt in bestehende Fachverfahren, DMS- oder ERP-Systeme überführt werden. Dadurch stehen alle Informationen ohne Medienbruch im jeweiligen System zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.
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