(1) Im ersten Schritt des Workflows wird der Dokumenteneingang (z. B. E-Mail-Postfach) von Xpact Logistics automatisch überwacht.
(2) Dann werden die eingehenden Dokumente klassifiziert, sodass die Transportaufträge herausgefiltert werden. Alle weiteren Dokumente bleiben von der Software unberührt.
(3) Die vom Unternehmen gewünschten Informationen werden aus dem Transportauftrag herausgelesen (z. B. Kundennummer, Gewicht, Größe etc.).
(4) Nachdem Auslesen werden die Informationen auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft. Hier werden die Daten nun mit dem System des Unternehmens abgeglichen, validiert und gegebenenfalls mit Stammdaten angereichert.
(4a) Sind alle Informationen korrekt und vollständig, werden sie im bestehenden ERP/TMS-System des Unternehmens abgelegt.
(4b) Gemäß dem Fall, die Informationen sind nicht korrekt, muss das Dokument durch den Sachbearbeitenden manuell bearbeitet werden.
(5) Ebenso wird der Sachbearbeitende über die erfolgreiche Verarbeitung und Ablage per E-Mail benachrichtigt.