XPACT MAIL

VOLLAUTOMATISIERTE POSTFACHVERWALTUNG MIT EIGENER KI

Die Postfachverwaltung - ein Thema, das viele Unternehmen täglich beschäftigt. Sehr viele E-Mails gehen in ein Postfach ein und müssen manuell gesichtet und sortiert werden. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch oft fehleranfällig.

Mit unserer Produktlinie XPACT MAIL ermöglichen wir eine vollautomatisierte Verwaltung des Postfachs. Mittels unserer selbst entwickelten KI können wir E-Mail-Bodys und deren Anhänge auslesen, klassifizieren und ggf. trennen. Die analysierten E-Mails werden gemäß ihres Inhalts in vordefinierte Postfächer einsortiert, können dann von den zuständigen Personen einfach bearbeitet werden und auf Wunsch nach erfolgreicher Sortierung automatisch weiterverarbeitet werden. Außerdem können sie validiert und bei Bedarf mit Daten aus dem System des Kunden angereichert werden.

Mit Xpact Mail ca. 90 %
Zeit- & Kostenersparnis

Entlastung der Mitarbeitenden &
Senkung der Fehlerquote

Selbst entwickelte KI Made in Germany

Dunkelverarbeitung dank SOC Zertifizierung

Keine Datenvermischung, da die KI nur mit Ihren Daten trainiert

Geringe Dokumentenanzahl zum Anlernen benötigt

Vortrainierte Software für einen produktiven Start

So funktioniert die automatisierte Postfachverwaltung mit XPACT MAIL

Systembasierte Postfachverwaltung

1.
Ihr Posteingang wird von Evy Xpact automatisch überwacht, z.B. über die Info E-Mail-Adresse eines Unternehmens.

2.
E-Mail-Bodys und ihre Anhänge werden vollautomatisch ausgelesen und anschließend klassifiziert. So können Verträge, Bestellungen, Reklamationen etc. erkannt werden.

3.
Durch die Klassifikation können die E-Mails nun den bereits vordefinierten und passenden Postfächern zugeordnet werden.

Optional:

Wenn sich E-Mail-Body und Anhang thematisch unterscheiden, können diese getrennt werden. Somit können sie separat in die passenden Postfächer einsortiert werden.

Auf Wunsch:

Die sortierten E-Mails und Anhänge können im Nachgang noch weiterverarbeitet werden, z.B. kann eine passende Response-Mail vollautomatisiert verschickt werden.

Regelbasierte Postfachverwaltung

Die Dokumente werden aus den vordefinierten Postfächern heraus weiterverarbeitet.

Die Daten werden aus den E-Mails und Anhängen ausgelesen und auf Richtigkeit überprüft. Auf Wunsch kann hier eine Validierung, sowie Anreicherung mit Daten aus dem bestehenden System durchgeführt werden.

Sind die Daten korrekt und vollständig, werden diese nun automatisch in das bestehende ERP-System/DMS übertragen.

Wenn die Daten inkorrekt oder unvollständig sind, werden sie an die zuständige Person zur Überarbeitung weitergeleitet.

Optional

Zusätzlich oder stattdessen kann eine automatische E-Mail zur Ergänzung der Daten an die verfassende Person gesendet werden.

Auf Wunsch

kann zudem die zuständige, sowie die verfassende Person über die automatische Verarbeitung informiert werden.

XPACT MAIL IN DER PRAXIS

Lesen Sie hier unsere Erfolgsgeschichten, die wir mit Xpact Mail erreicht haben: