Xpact OFFICE

Intelligente Prozessautomatisierung und Dokumentenanalyse in Verwaltungen, Kanzleien und Auskunfteien

Dokumentenbasierte Prozesse gehören zu den größten Zeit- und Kostenfaktoren in Organisationen. Ob Rechnungen, Bescheide, Personalakten oder Gehaltsabrechnungen – manuelle Überprüfung, Sortierung und Bearbeitung bindet Ressourcen und erhöht die Fehleranfälligkeit.

Intelligente Automatisierung – Bis zu 99% Einsparung!

Mit Xpact Office wird die Bearbeitung von Dokumenten komplett automatisiert – schnell und zuverlässig in Verwaltungen, Kanzleien und Auskunfteien einsetzbar.

Unsere KI-Software erkennt jede Dokumentart, extrahiert wichtige Informationen und analysiert den Inhalt intelligent. Anschließend werden die Dokumente automatisch in die richtigen Systeme, Postfächer oder Ablagen überführt, sodass Rechnungen, Bescheide, Personalakten oder sonstige Unterlagen sofort dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.

Durch den Einsatz von Xpact Office können Unternehmen den manuellen Aufwand für Dokumentenprozesse drastisch reduzieren und Fehler durch falsche Zuordnungen oder übersehene Inhalte vermeiden. Gleichzeitig werden Mitarbeitende entlastet und gewinnen wertvolle Zeit, um sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Selbst entwickelte
KI „Made in Germany“

Dunkelverarbeitung dank SOC Zertifizierung

Keine Datenvermischung:
KI trainiert nur mit Ihren Daten

Geringe Dokumenten-
anzahl zum Anlernen benötigt

Vortrainierte Software für einen produktiven Start

Automatisierte Verarbeitung von Verwaltungsdokumenten mit Xpact Office

Sie Software begleitet den Weg des Dokuments, beginnend mit der Klassifizierung, also die Ermittlung der Dokumentart.

Dann werden alle relevanten Infos ausgelesen und in Ihrem bestehenden IT-System abgelegt.

Abschließend wird eine Validierung und Anreicherung der erfassten Daten durch einen Abgleich mit Ihrer Datenbank vorgenommen.

Gehaltsabrechnungen

Eingehende Sammel-PDFs werden logisch getrennt, klassifiziert und verschlagwortet, z. B.: Gehaltsnachweise, Meldebescheinigungen oder Überweisungsprotokolle.
Anschließend werden die Dokumente automatisch an die jeweils zuständigen Abteilungen weitergeleitet und können direkt in bestehende Systeme abgelegt werden.

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Personalakten

Personalakten können vollautomatisiert logisch getrennt werden.
Zudemwerden die Dokumente verschlagwortet, sodass sie komplett durchsuchbar sind.
Im Anschluss daran werden sie strukturiert archiviert und abgelegt.

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Bescheide/Rechnungen

Rechnungen und Bescheide werden ausgelesen, mit der Datenbank abgeglichen und auf Richtigkeit überprüft.
So können sie den richtigen Sachbearbeitendenzugeordnet und nach der Freigabe automatisch abgelegt werden.

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Postfachverwaltung

Mit der automatischen Postfachverwaltung können alle eingehenden E-Mails und deren Anhänge ausgelesen, klassifiziert und gegebenenfalls getrennt werden.
Anschließend werden diese in vordefinierte Postfächer und Unterordner einsortiert.

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Aktenzeichen

Mandantendokumente und Ähnliche können vollständig automatisiert ausgelesen und dann nach Aktenzeichen oder Fallnummer getrennt werden.
Anschließend werden Sie gemäß diesen entsprechend abgelegt.

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E-Rechnungen

Automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen.

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Weitere Lösungen für Ihre Prozessautomatisierung:

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Automatisierte Postfachverwaltung für Ihr Unternehmen/Ihre Verwaltung

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Verarbeitung von diversen Akten, Prüfung von Anträgen, Widersprüchen

XPACT INSURE

Verarbeitung von Maklerpost, Schadensmeldungen, ICD- und OCR Codes

XPACT LOGISTICS

Automatisierte Verarbeitung von Transportaufträgen und Lieferscheinen

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Bislang konnte das Evy-Team für jeden einzelnen Anwendungswunsch eine Lösung finden und die Software entsprechend aktualisieren.
Manuel Braun, IT-Systemadministrator Creditreform