(1) Im ersten Schritt werden die Mandantendokumente (aus Scan oder E-Mails) auf den sFTP-Server hochgeladen.
(2) Das Aktenzeichen/Fallnummer wird ausgelesen.
(2a) Gemäß dem Fall, dass kein Aktenzeichen/Fallnummer vorhanden ist, werden die Mandantendokumente in einem Ordner für nicht eindeutig zuordenbare Dokumente abgelegt.
(2b) Der Sachbearbeitende muss dann die Dokumente aus dem Fehlerordner manuell bearbeiten.
(3) Konnte ein Aktenzeichen/Fallnummer ausgelesen werden, werden die Mandantendokumente gemäß diesem getrennt.
(4) Nun können die Dokumente zum besseren Wiederauffinden nach ihrer Dokumentart klassifiziert werden.
(5) Anschließend werden die Dokumente in einem Ordner (benannt nach dem Aktenzeichen/Fallnummer) auf dem sFTP-Server abgelegt.
(6) Im letzten Schritt werden die Daten in das bestehende System des Unternehmens übertragen.