Xpact OFFICE
Intelligente Prozessautomatisierung und Dokumentenanalyse für Verwaltungen, Kanzleien und Auskunfteien
Dokumentenbasierte Prozesse gehören zu den größten Zeit- und Kostenfaktoren in Organisationen. Ob Rechnungen, Bescheide, Personalakten oder Gehaltsabrechnungen – manuelle Überprüfung, Sortierung und Bearbeitung bindet Ressourcen und erhöht die Fehleranfälligkeit.
Intelligente KI-basierte Automatisierung – Bis zu 99% Einsparung!
Mit Xpact Office wird die Verarbeitung von Bescheiden, E-Rechnungen, Personalakten, Gehaltsabrechnungen und weiteren Dokumenten vollständig automatisiert – für schnellere Abläufe, weniger manuellen Aufwand und eine strukturierte Weiterverarbeitung in Verwaltungen, Kanzleien und Auskunfteien.
Unsere KI-Software erkennt Dokumentarten automatisch, analysiert Inhalte und extrahiert relevante Informationen. Rechnungen, Bescheide, Personalakten, Gehaltsabrechnungen und weitere Unterlagen werden anschließend direkt in die richtigen Systeme, Postfächer oder Ablagen überführt und stehen dort sofort strukturiert zur Verfügung.
Durch den Einsatz von Xpact Office kann der manuelle Aufwand für Dokumentenprozesse drastisch reduzieren und Fehler durch falsche Zuordnungen oder übersehene Inhalte vermeiden. Gleichzeitig werden Mitarbeitende entlastet und gewinnen wertvolle Zeit, um sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Selbst entwickelte
KI „Made in Germany“
Dunkelverarbeitung dank
SOC Zertifizierung
Keine Datenvermischung:
revisionssicher & datenbasiert
Geringe Dokumenten-
anzahl zum Anlernen benötigt
Vortrainierte Software für einen produktiven Start
Automatisierte Verarbeitung von Verwaltungsdokumenten mit Xpact Office
Sie Software begleitet den Weg des Dokuments, beginnend mit der Klassifizierung, also die Ermittlung der Dokumentart.
Dann werden alle relevanten Infos ausgelesen und in Ihrem bestehenden IT-System abgelegt.
Abschließend wird eine Validierung und Anreicherung der erfassten Daten durch einen Abgleich mit Ihrer Datenbank vorgenommen.
Beispielhafte Anwendungsfälle und Workflows
Personalakten
Personalakten können vollautomatisiert logisch getrennt werden. Zudem werden die Dokumente verschlagwortet, sodass sie komplett durchsuchbar sind. Im Anschluss daran werden sie strukturiert archiviert und abgelegt.
E-Rechnungen
Automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen: Erstellung einer XRechnung und automatische Weiterleitung inklusive Versandbestätigung.
Posteingangsautomatisierung
Automatisiertes Auslesen von eingehenden E-Mails und deren Anhängen, Klassifizierung und Tennung der Dokumente. Anschließend werden diese in vordefinierte Postfächer und Unterordner einsortiert.
Gehaltsabrechnungen
Eingehende Sammel-PDFs werden automatisch logisch getrennt, klassifiziert und verschlagwortet (Gehaltsnachweisen, Meldebescheinigungen, Krankenkassen-beitragsrechnung etc.), danach strukturiert verarbeitet und an bestehende Systeme weitergeleitet.
Bescheide/Rechnungen
Rechnungen und Bescheide werden ausgelesen, mit der Datenbank abgeglichen und auf Richtigkeit überprüft. So können sie den richtigen Zuständigen zugeordnet und nach der Freigabe automatisch abgelegt werden.
Aktenzeichen
Mandantendokumente und Ähnliche können vollständig automatisiert ausgelesen und dann nach Aktenzeichen oder Fallnummer getrennt werden. Anschließend werden Sie gemäß diesen entsprechend abgelegt.
Bislang konnte das Evy-Team für jeden einzelnen Anwendungswunsch eine Lösung finden und die Software entsprechend aktualisieren.
Xpact Office in der Praxis
Lesen Sie hier unsere Erfolgsgeschichten, die wir mit Xpact Office
bereits erreicht haben:
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