Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN

AGB

Nutzungs- und Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Nutzung von Evy Xpact

§ 1 Vertragsgegenstand

(1) Gegenstand des Vertrages ist die Überlassung von Software durch den Provider zur Nutzung durch den Kunden über eine Datenfernverbindung sowie damit weitere verbundene Leistungen.

Evy Solutions
– nachfolgend Provider genannt –

§ 2 Leistungspflichten des Providers – Bereitstellung der Software

(1) Der Provider räumt dem Kunden die Nutzung der Anwendungssoftware

Evy Xpact
– nachfolgend Software genannt –

einschließlich der jeweils aktuell verfügbaren und gebuchten Module über das Internet ein. Der Provider verpflichtet sich, die Software dem Kunden auf Servern, die im Einflussbereich des Providers stehen (d. h. Cloud-basiert), auf die der Kunde, soweit dies erforderlich ist, Zugriff hat, zugänglich zu machen und zu erhalten.

(2) Der konkrete Funktionsumfang der Software ergibt sich aus der dem Vertrag als Anlage 1 beigefügten Beschreibung (Funktionsbeschreibung und Leistungsumfang).

(3) Sofern für die Nutzung der Software Zugangsdaten (Benutzername, Passwort etc.) erforderlich sind, wird der Provider dem Kunden diese mit Vertragsschluss, spätestens jedoch einen Werktag nach Vertragsschluss, mitteilen.

(4) Der Provider verpflichtet sich, dem Kunden das Benutzerhandbuch in jeweils aktueller Form online über die Website zum Download unmittelbar nach Vertragsschluss, spätestens jedoch einen Werktag nach Vertragsschluss, zur Verfügung zu stellen.

(5) Eine Anpassung der Software an die konkreten Bedürfnisse des Kunden ist nur bei entsprechender Vereinbarung und nur gegen ein zusätzliches Entgelt geschuldet.

(6) Der Provider verpflichtet sich nach der Maßgabe des § 3 dieses Vertrages zur ständigen Pflege und Aktualisierung der Software. Der Provider ist berechtigt, die Software zu ändern, insbesondere um sie dem technologischen Fortschritt anzupassen. Wesentliche Änderungen, die die Funktionalität der Software insgesamt verändern, wird der Provider mit einer Frist von mindestens vier Wochen schriftlich per E-Mail gegenüber dem Kunden ankündigen.

(7) Sofern dies erforderlich ist, wird der Provider dem Kunden gegen Entgelt Hilfestellung bei der Inbetriebnahme von einzelnen Softwarekomponenten auf dem Computersystem des Kunden geben.

(8) Der Provider wird dem Kunden nach Vertragsschluss Supportdienstleistungen nach Maßgabe des § 4 dieses Vertrages bereitstellen.

§ 3 Leistungspflichten des Providers – Pflege der Software und der Datenverbindung, Aktualisierung

(1) Die dem Kunden gemäß § 2 Abs. 1 dieses Vertrages zur Nutzung bereitgestellte Software hat dem aktuellen Stand der Software zu entsprechen.

(2) Der Provider teilt dem Kunden etwaige Funktionsstörungen der Software mit und beseitigt sämtliche Softwarefehler, sobald er von ihnen Kenntnis erlangt.

(3) Ein Softwarefehler liegt vor, wenn die Software die in der Funktionsbeschreibung (Anlage 1 zu diesem Vertrag) angegebenen Funktionen nicht erfüllt, falsche Ergebnisse liefert, die Datenverarbeitung unkontrolliert abbricht oder in anderer Weise nicht funktionsgerecht arbeitet, sodass die Nutzung der Software nicht oder nur eingeschränkt möglich ist.

(4) Ändern sich rechtliche Vorschriften oder Normen, technische oder wissenschaftliche Erkenntnisse, die für die Funktionstüchtigkeit der vertragsgegenständlichen Software im Hinblick auf die Zwecke, die Kunden der Software typischerweise verfolgen, von nicht ganz unerheblicher Bedeutung sind, so nimmt der Provider Anpassungen der Software vor, sobald der Provider Kenntnis von den Änderungen erlangt. Die Art der Anpassung der vertragsgegenständlichen Software (Update, Upgrade o. ä.) obliegt dem Provider.

(5) Sobald der Provider die vertragsgegenständliche Software durch neue oder verbesserte Funktionen oder andere Leistungsmerkmale ändert bzw. ergänzt, verpflichtet sich der Provider, die vertragsgegenständliche Software zu ersetzen. Dies gilt allerdings nur und erst dann, wenn die Testphase für die Änderungen und Ergänzungen abgeschlossen ist und der Provider die Software in der geänderten bzw. ergänzten Fassung am Markt anbietet.

(6) Anpassungen, Änderungen und Ergänzungen der Software werden außerhalb der üblichen Geschäftszeiten des Kunden durchgeführt. Sie dürfen nur dann zu einer vorübergehenden Unterbrechung oder Beeinträchtigung der Nutzbarkeit während der üblichen Geschäftszeiten führen, wenn dies aus technischen Gründen notwendig ist.

(7) Darüberhinausgehende Vereinbarungen zur Verfügbarkeit der Software und etwaige, kurzzeitige Unterbrechungen für notwendige Wartungsarbeiten werden durch das dem Vertrag als Anlage 2 beigefügte Service Level Agreement (SLA) geregelt.

§ 4 Leistungspflichten des Providers – Support

(1) Der Provider stellt dem Kunden zur Unterstützung in technischen Fragen einen Kundendienst (Support) zur Verfügung, den der Kunde über E-Mail oder Telefon erreichen kann. Der Support dient allein der Unterstützung des Kunden bei Inanspruchnahme der nach diesem Vertrag geschuldeten Leistungen des Providers. Der Support wird auch anderen Kunden zur Verfügung gestellt.

(2) Der Provider wird Fragen des Kunden zur Anwendung der Software unverzüglich, spätestens aber innerhalb von einem Werktag nach Eingang der jeweiligen Fragen bei dem Provider per E-Mail oder telefonisch beantworten, wobei im Zweifel das Kommunikationsmittel eingesetzt wird, das der Kunde verwendet hat.

(3) Die telefonisch erreichbare Service-Hotline dient allein der telefonischen Beantwortung von Fragen zur Anwendung der vertragsgegenständlichen Software. Sie steht dem Kunden an Arbeitstagen in der Zeit von 9:00 bis 17:00 Uhr kostenfrei zur Verfügung.

(4) Die Telefonnummer der Service-Hotline steht im Vertrag und wird dem Kunden gesondert mitgeteilt.
Die E-Mail-Adresse für den Support lautet: service@evy-solutions.de

Der Provider wird dem Kunden eine Änderung dieser Nummer unverzüglich mitteilen.

§ 5 Leistungspflichten des Providers – Datahosting und Datenschutz

(1) Die vom Provider zur Verfügung gestellte Software, verfügt über keine Möglichkeit zur Speicherung der verarbeiteten Daten. Die   Software speichert lediglich die für den Betrieb notwendigen Informationen. Dazu zählen Benutzerinformationen (E-Mail-Adresse und Passwort), Konfigurationsdateien zum regulären Betrieb der Software und Nutzungsinformationen (sog. Tracing zur Nachverfolgung des Verhaltens der Software sowie Zugriffe darauf und der Umfang der Nutzung der Softwarefunktionen).

(2) Der Provider ist aufgrund der Eigenart der zur Verfügung gestellten Software nicht in der Lage, etwaige Daten des Kunden zu sichern. Für Vorkehrungen gegen Datenverlust bei Ausfällen und zur Verhinderung des unbefugten Zugriffs Dritter auf die Daten des Kunden ist der Kunde selbst verantwortlich.

(3) Der Provider schuldet lediglich die Nutzbarkeit der vertragsgegenständlichen Softwarefunktionen. Ihn treffen hinsichtlich der vom Kunden übermittelten und verarbeiteten Daten keine Verwahrungs- oder Obhutspflichten. Für die Beachtung etwaiger handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen ist der Kunde verantwortlich.

(4) Der Kunde bleibt in jedem Fall Alleinberechtigter an den Daten und kann vom Provider jederzeit, insbesondere nach Kündigung des Vertrages, die Herausgabe etwaiger einzelner oder sämtlicher Daten (Trainingsdaten etc.) verlangen, ohne dass ein Zurückbehaltungsrecht oder Vermieterpfandrecht (§ 562 BGB) des Providers bestehen. Die Herausgabe der Daten erfolgt durch Übersendung über ein Datennetz. Der Kunde hat keinen Anspruch darauf, auch die zur Verwendung der Daten geeignete Software zu erhalten.

(5) Der Provider wird die bei ihm vorhandenen Kundendaten 14 Tage nach Beendigung des Vertragsverhältnisses nicht wiederherstellbar löschen, sofern ihm der Kunde nicht binnen dieser Frist mitteilt, dass er die Herausgabe der Daten fordert. Das Unterbleiben der Mitteilung gilt als Zustimmung zur Löschung der Daten.

(6) Die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen – insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Telemediengesetzes (TMG) und des Telekommunikationsgesetzes (TKG) – sind dem Provider bekannt. Der Provider wird die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes in ihrer jeweils geltenden Fassung einhalten.

(7) Verarbeitet der Kunde im Rahmen dieses Vertragsverhältnisses personenbezogene Daten, so ist er für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verantwortlich. Der Provider wird die vom Kunden übermittelten Daten nur im Rahmen der Weisungen des Kunden verarbeiten. Sofern er der Ansicht ist, dass eine Weisung des Kunden gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, wird er den Kunden hierauf unverzüglich hinweisen. Der Provider bietet dem Kunden die verschlüsselte Übermittlung der Daten an.

(8) Zugangsdaten (Benutzernamen und Kennwörter), die dem geschützten Datenzugriff durch den Kunden dienen, dürfen unbefugten Dritten nicht zugänglich gemacht werden. Mitarbeiter des Providers dürfen nur dann Kenntnis von den Zugangsdaten oder Zugriff auf von dem Kunden gespeicherte Daten erhalten, wenn dies zur Durchführung dieses Vertrages zwingend notwendig ist.

(9) Weiterführende Verpflichtungen zwischen dem Kunden und dem Provider in Angelegenheiten des Datenschutzes werden durch die Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (Anlage 3) geregelt.

§ 6 Verfügbarkeiten im Falle einer Cloud-basierten Lösung

(1) Der Provider sagt den regulären Betrieb grundsätzlich 24 Stunden 7 Tage die Woche zu. Die einzige Ausnahme bildet ein sog. Wartungszeitfenster, in dem die Software kurzfristig außer Betrieb genommen werden kann, um Fehlerbehebungen und Aktualisierungen vorzunehmen. Dieses Wartungszeitfenster ist jeden Donnerstag 00:00-02:00 Uhr (MEZ).

(2) Sollten dringende Wartungsarbeiten notwendig sein, die keinen Aufschub bis zum nächsten Wartungszeitfenster haben und daher sofortiges Handeln erfordern, so wird der Kunde mind. Zwei Stunden vorher schriftlich per E-Mail über den Ausfall informiert. Sollte dieser Ausnahmefall eintreten, so wird der Kunde ebenso nach dem Abschluss der Wartungsarbeiten über die Wiederverfügbarkeit des Webservices schriftlich informiert.

(3) Ausgenommen von diesen Vereinbarungen sind Ausfallzeiten, deren technische Störungen der Serverfarm zugrunde liegen und damit nicht im Einflussbereich des Providers sind. Der Provider sichert jedoch zu, unmittelbar nach eigenem Bekanntwerden derartiger Situationen den Kunden schriftlich zu informieren.

§ 7 Wartung und Weiterentwicklung im Falle einer Cloud-basierten Lösung

(1) Der Provider behebt kontinuierlich Fehler und Dysfunktionen, die eine ordnungsgemäße Nutzung der getroffenen Funktions- und Leistungsvereinbarung verhindern. Die Kosten dafür werden durch die monatliche Pauschale gedeckt, sodass dem Kunden dafür keine weiteren Kosten entstehen.

(2) Eine individuelle Weiterentwicklung oder Funktionsanpassung ist nicht durch die monatliche Pauschale gedeckt. Der Provider erstellt jedoch gern bei Bedarf individuelle Angebote für neue Funktionen oder Anpassungen.

§ 8 Leistungspflichten des Kunden – Datenverbindung, Mängelrüge, Nutzung durch Dritte

(1) Der Kunde übernimmt es, eine Datenverbindung zwischen den von ihm zur Nutzung vorgesehenen Arbeitsplätzen und dem vom Provider definierten Datenübergabepunkt herzustellen. Der Provider ist berechtigt, den Datenübergabepunkt jederzeit neu zu definieren, sofern dies erforderlich ist, um eine reibungslose Inanspruchnahme der Leistungen durch den Kunden zu ermöglichen. Der Kunde wird in diesem Fall eine Verbindung zu dem neu definierten Übergabepunkt herstellen.

(2) Im Falle der Funktionsstörung der Software wird der Kunde dies dem Provider unverzüglich unter Angeben der näheren Umstände des Auftretens der Funktionsstörung, ihrer Auswirkungen und möglicher Konsequenzen mitteilen. Für die Mitteilung wird der Kunde gegebenenfalls auf qualifizierte Mitarbeiter zurückgreifen.

(3) Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software Dritten zur Nutzung zur Verfügung zu stellen. Dritter ist nicht, wer im Auftrag des Kunden die Leistungen unentgeltlich in Anspruch nimmt, wie beispielsweise Angestellte des Kunden, freie Mitarbeiter im Rahmen eines Auftragsverhältnisses etc. Eine Weitervermietung der Software wird dem Kunden ausdrücklich untersagt.

(4) Sofern Zugangsdaten zur Verfügung gestellt werden, ist der Kunde verpflichtet, diese sorgfältig zu verwahren und eine Nutzung durch Dritte auszuschließen.

§ 9 Leistungspflichten des Kunden – Vervielfältigungs- und Urheberrechte

(1) Der Kunde darf die vertragsgegenständliche Software nicht vervielfältigen, es sei denn eine Vervielfältigung ist für die Benutzung der Software notwendig. Zur notwendigen Vervielfältigung zählt nur das Erstellen von Kopien der Software zum Betrieb der Anlage 1 festgelegten Software-Instanzen.

(2) Weitergehende Vervielfältigungen, zu denen insbesondere auch der Ausdruck des Programmcodes – egal in welcher Form – zählt, darf der Kunde nicht anfertigen. Die Befugnis des Kunden zur Vervielfältigung des Programmcodes unter den Voraussetzungen des § 69e Abs. 1 UrhG bleibt unberührt. Das Recht zur Vervielfältigung des Benutzerhandbuchs steht dem Kunden uneingeschränkt zur Verfügung.

§ 10 Leistungspflichten des Kunden – Änderungen an der Software

(1) Der Kunde darf keine Änderungen an der Software vornehmen. Dies gilt jedoch nicht für Konfigurationsmöglichkeiten, die der Provider dem Kunden explizit zur Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Kunden zur Verfügung stellt. Das Verbot gilt außerdem nicht für Änderungen, die für die Beseitigung von Fehlern notwendig sind, sofern der Provider sich mit der Behebung des Fehlers in Verzug befindet, die Fehlerbeseitigung ablehnt oder – insbesondere wegen der Beantragung oder Eröffnung des         Insolvenzverfahrens – zur Fehlerbeseitigung außerstande ist.

(2) Die Dekompilierung der überlassenen Software ist unzulässig. Ausgenommen hiervon sind Vervielfältigungen des Codes oder Übersetzungen der Codeform, die unerlässlich sind, um die erforderlichen Informationen zur Herstellung der Interoperabilität eines unabhängig geschaffenen Computerprogramms mit der überlassenen Software oder mit anderen Computerprogrammen zu erhalten, sofern die in § 69e Abs. 1 UrhG angegebenen Voraussetzungen erfüllt sind.

§ 11 Vergütung und Zahlungsmodalitäten

(1) Der Kunde verpflichtet sich, an den Provider eine vereinbarte monatliche Pauschalvergütung zzgl. der mehr verbrauchten Transaktionen, sowie die (zurzeit) 19 % Mehrwertsteuer zu zahlen. Die Pauschalvergütung umfasst die Leistungen des Providers gemäß §§ 1 bis 5 dieses Vertrages.

(2) Der Kunde hat jederzeit die Möglichkeit, den Leistungsumfang gemäß Anlage 1 dieses Vertrages zu erhöhen. Zur Durchführung muss der Provider kontaktiert werden. Weitere Details regelt der § 3 in der Anlage 1.

(3) Für Mehraufwendungen, die über die gemäß §§ 1 bis 5 dieses Vertrages vom Provider geschuldeten Leistungen hinaus gehen (z.B. Durchführung von Einweisungen und Schulungsleistungen, Änderung oder kundenspezifische Anpassung der vertragsgegenständlichen Software) vereinbaren die Parteien eine Stundenvergütung von 75,00 EUR zzgl. (zurzeit) 19 % Mehrwertsteuer. Die Erfassung und Abrechnung der Mehraufwendungen erfolgen mit einer Genauigkeit von Viertelstunden.

(4) Der Provider wird dem Kunden die vertraglich geschuldete Vergütung monatlich in Rechnung stellen. Die Rechnung ist innerhalb von zehn Werktagen zur Zahlung fällig.

(5) Der Provider ist berechtigt, die Vergütung für die von ihm angebotenen Leistungen nach billigem Ermessen (§ 315 BGB) erstmalig 12 Monate nach Abschluss dieses Vertrages zu erhöhen. Zu weiteren Erhöhungen der Vergütung gemäß § 315 BGB ist der Provider berechtigt, wenn die letzte Preiserhöhung mindestens 12 Monate zurückliegt.

§ 12 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag tritt mit Unterschrift in Kraft. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate. Er verlängert sich jeweils automatisch um weitere 12 Monate, wenn er nicht durch eine Vertragspartei mit einer Frist von 4 Wochen schriftlich vor dem jeweiligen Ablauf gekündigt wird oder im Vertrag eine andere Vertragslaufzeit vereinbart ist.

(2) Der Kunde ist berechtigt, vor Ablauf der Vertragslaufzeit und ohne Beachtung der Kündigungsfrist den Vertrag vorzeitig zu kündigen. In diesem Fall schuldet der Kunde dem Provider die Summe der noch bis zum Ende der regulären Vertragslaufzeit offenen monatlichen Raten. Diese Summe ist sofort fällig.

(3) Das Kündigungsrecht aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(4) Ein wichtiger Grund zur Kündigung dieses Vertrages liegt für den Provider insbesondere dann vor, wenn

– der Provider seine Pflichten aus §§ 1 bis 5 aus diesem Vertrag in grober Weise verletzt
–  der Kunde seine Verpflichtungen gemäß §§ 6 bis 8 dieses Vertrages in grober Weise verletzt
–  der Kunde trotz Mahnung und Fristsetzung seiner Verpflichtung zur Vergütung gemäß § 9 dieses Vertrages an drei aufeinanderfolgenden Terminen nicht nachkommt
–  der Kunde schuldhaft gegen das Verbot aus § 6 dieses Vertrages verstößt, einem unberechtigten Dritten die Software die Softwarenutzung zu ermöglichen
–  über das Vermögen eines Vertragspartners das Insolvenzverfahren eröffnet wurde oder dessen Eröffnung mangels einer den Kosten des Verfahrens entsprechenden Insolvenzmasse abgelehnt worden ist

(5) Nach Ablauf der Vertragslaufzeit ist der Kunde verpflichtet, die Software und jegliche Kopien davon, insbesondere die in Anlage 1 vereinbarte Anzahl an Software-Instanzen, unverzüglich zu löschen und dies dem Provider zu bestätigen. Sämtliche Ergebnisse der Software (ausgelesene Daten, verarbeitete Dateien, erzeugte digitale Artefakte usw.) bleiben hiervon unberührt und gehen vollständig und uneingeschränkt in das Eigentum des Kunden über.

§ 13 Mängel und Gewährleistung

(1) Hinsichtlich der Einräumung der Nutzungsmöglichkeit der Software gemäß § 2 Abs. 1 dieses Vertrages und des Datahostings gemäß § 5 dieses Vertrages gelten die Gewährleistungsvorschriften der §§ 535 ff. BGB. Der verschuldensunabhängige Schadensersatzanspruch gemäß § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB wird ausgeschlossen.

(2) Im Übrigen finden die Vorschriften des Dienstvertragsrechts (§§ 611 ff. BGB) Anwendung.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, die Software und deren Funktionsweise unverzüglich im Anschluss an die Einräumung der Nutzungsmöglichkeit durch einen qualifizierten Mitarbeiter untersuchen zu lassen und erkannte Mängel schriftlich per E-Mail unter genauer Beschreibung des Fehlers zu rügen.

(4) Unterlässt der Kunde die Anzeige, so gilt die Software als genehmigt, es sei denn, dass es sich um einen Mangel handelt, der bei der Untersuchung nicht erkennbar war.

§ 14 Haftung

(1) Der Provider haftet für die sorgfältige und fachgerechte Erbringung seiner vertraglichen Leistungen sowie deren Mangelfreiheit.

(2) Unbeschränkte Haftung: Der Provider haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Provider nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit von Personen.

(3) Haftungsbeschränkung: Der Provider haftet bei leichter Fahrlässigkeit im Übrigen nur bei der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (Kardinalspflicht). Diese Haftungsbeschränkung gilt auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen des Providers.

§ 15 Nennung als Referenz und Pressearbeit

(1) Dem Provider ist es gestattet, den Kunden als Referenz ohne die Bekanntgabe weiterer Details zu verwenden. Der Provider nutzt die Referenz (insbesondere den Namen und das Logo des Kunden) zu Marketingzwecken hauptsächlich auf der eigenen Unternehmenswebseite.

(2) Der Provider kann die Partnerschaft mit dem Kunden im Rahmen der unternehmenseigenen Pressearbeit benennen. Wird in einem Presseartikel des Providers der Name des Kunden erwähnt, so muss der Kunde dieser Verwendung vor der Veröffentlichung schriftlich zustimmen.

§ 16 Schlussbestimmungen

(1) Alle Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

Die Anlagen 1 (Funktionsbeschreibung und Leistungsumfang), 2 (Service Level Agreement) und 3 (Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung) sind integraler Bestandteil dieses Vertrags. Anlage 3 wird für den Fall vorgesehen, dass es unter diesem Vertrag zu einer Auftragsdatenverarbeitung kommt; in einem solchen Fall werden die Parteien erforderliche Ergänzungen und Anpassungen des Textes vereinbaren.

(2) Sollte der Vertrag unwirksame Regelungen enthalten, bleibt die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. Die Parteien sind verpflichtet, die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame zu ersetzen, die dem Vertragsziel unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Interessen beider Parteien am nächsten kommt. Ebenso ist zu verfahren, sollte sich bei der Durchführung des Vertrages eine ergänzungsbedürftige Regelungslücke zeigen.

(3) Auf den vorliegenden Vertrag ist ausschließlich deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts anwendbar.

(4) Gerichtsstand für alle sich aus diesem oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ergebenden Streitigkeiten ist Köln.

Dieser Vertrag wird in deutscher und englischer Sprache ausgefertigt. Im Falle von Abweichungen zwischen der deutschen Fassung und der englischen Fassung hat die deutsche Fassung Vorrang.

§ 1 Object of the Contract

(1) The Object of the contract is the provision of software by the Provider for use by the customer via a remote data connection as well as other related services.

Evy Solutions
hereafter called Provider

§ 2 Performance obligations of the Provider - Provision of the Software

(1) The Provider grants the customer the use of the application software

Evy Xpact
hereinafter called software

including the currently available and booked modules via the Internet. The Provider undertakes to make the software available to the Customer and to maintain it on servers that are within the Provider’s control (i.e. cloud-based), to which the Customer has access as far as necessary.

(2) The concrete scope of functions of the software results from the description attached to the contract as Annex 1 (functional description and scope of services).

(3) If access data (user name, password, etc.) are required for the use of the software, the Provider will inform the Customer of these upon conclusion of the contract, but no later than one working day after conclusion of the contract.

(4) The Provider undertakes to make the user manual available to the Customer in its current form online via the website for downloading immediately after conclusion of the contract, but no later than one working day after conclusion of the contract.

(5) An adaptation of the software to the specific needs of the customer is only owed if this has been agreed and only for an additional fee.

(6) The Provider undertakes, in accordance with the provisions of § 3 of this contract, to maintain and update the Software on an ongoing basis. The Provider is entitled to change the Software, in particular to adapt it to technological progress. The Provider shall notify the Customer by writing an e-mail with a period of notice of at least four weeks of any significant changes that change the functionality of the Software as a whole.

(7) Insofar as this is necessary, the Provider will, for a fee, assist the Customer in the commissioning of individual software components on the Customer’s computer system.

(8) After conclusion of the contract, the Provider will provide the Customer with support services in accordance with § 4 of this contract.

§ 3 Performance obligations of the Provider - Maintenance of the Software and the Data connection, updating

(1) The software made available to the customer for use in accordance with § 2 para. 1 of this contract must correspond to the current status of the software.

(2) The Provider notifies the Customer of any malfunctions of the Software and eliminates all Software errors as soon as he becomes aware of them.

(3) A software error shall be deemed to exist if the software does not fulfil the functions specified in the functional description (Annex 1 to this Contract), delivers incorrect results, terminates data processing in an uncontrolled manner or otherwise does not function properly so that the use of the software is not possible or only possible to a limited extent.

(4) If legal regulations or standards, technical or scientific findings change, which are of not insignificant importance for the functionality of the contractual Software with regard to the purposes typically pursued by customers of the Software, the Provider shall make adjustments to the Software as soon as the Provider becomes aware of the changes. The type of adaptation of the contractual Software (update, upgrade or similar) is the responsibility of the Provider.

(5) As soon as the Provider changes or supplements the contractual Software with new or improved functions or other performance features, the Provider undertakes to replace the contractual Software. However, this only applies if and when the test phase for the changes and additions is completed and the Provider offers the Software in the changed or supplemented version on the market.


(6) Adjustments, changes and additions to the software will be carried out outside the customer’s normal business hours. They may only lead to a temporary interruption or impairment of usability during normal business hours if this is necessary for technical reasons.

(7) Any additional agreements regarding the availability of the Software and any short interruptions for necessary maintenance work shall be governed by the Service Level Agreement (SLA) attached to the Agreement as Annex 2.

§ 4 Obligations of the Provider - Support

(1) The Provider provides the customer with a customer service (support) for assistance in technical questions, which the customer can reach via e-mail or telephone. The support serves solely to assist the customer in using the services of the Provider owed under this contract. The support is also made available to other customers.

(2) The Provider will answer questions of the Customer regarding the use of the Software immediately, but at the latest within one working day after receipt of the respective questions by the Provider by e-mail or telephone, whereby in case of doubt the means of communication used by the Customer will be used.

(3) The service hotline, which can be reached by telephone, serves the sole purpose of answering questions on the application of the contractual software by telephone. It is available to the customer free of charge on working days between 9:00 and 17:00 hours.

(4) The telephone number of the service hotline is stated in the contract and is communicated to the customer separately.
The e-mail address for support is: service@evy-solutions.de


The provider will inform the customer of any change of this number without delay.

§ 5 Performance obligations of the Provider - Data hosting and data protection

(1) The software provided by the provider does not have the possibility to store the processed data. The software only stores the information necessary for operation. This includes user information (e-mail address and password), configuration files for the regular operation of the software and usage information (so-called tracing to track the behavior of the software as well as access to it and the extent of use of the software functions).

(2) Due to the nature of the software provided, the Provider is not able to back up any data of the Customer. The customer is responsible for taking precautions against data loss in the event of failures and for preventing unauthorized access to the customer’s data by third parties.

(3) The Provider only owes the usability of the contractual software functions. He has no custody or care obligations with regard to the data transmitted and processed by the customer. The customer is responsible for observing any retention periods under commercial and tax law.

(4) In any case, the customer remains the sole owner of the data and can demand the surrender of any or all data (training data, etc.) from the Provider at any time, especially after termination of the contract, without a right of retention or landlord’s lien (§ 562 BGB) of the Provider. The surrender of data is effected by transmission via a data network. The customer is not entitled to receive the software suitable for the use of the data.


(5) The Provider will delete the existing customer data 14 days after termination of the contractual relationship in a non-recoverable manner, unless the customer informs the Provider within this period of time that he demands the surrender of the data. Failure to notify the Provider shall be deemed as consent to the deletion of the data.

(6) The Provider is aware of the applicable data protection regulations – in particular the General Data Protection Regulation (GDPR), the Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), the Telemediengesetz (TMG) and the Telekommunikationsgesetz (TKG). The Provider shall comply with the legal provisions of data protection in their currently valid version.

(7) If the customer processes personal data within the scope of this contractual relationship, he is responsible for compliance with the data protection regulations. The Provider will process the data transmitted by the Customer only within the scope of the Customer’s instructions. If the Provider is of the opinion that an instruction of the Customer violates data protection regulations, the Provider will inform the Customer of this immediately. The Provider offers the customer encrypted transmission of the data.


(8) Access data (user names and passwords), which serve the protected data access by the customer, must not be made accessible to unauthorized third parties. Employees of the Provider may only obtain knowledge of the access data or access to data stored by the Customer if this is absolutely necessary for the execution of this contract.


(9) Further obligations between the customer and the provider in matters of data protection are regulated by the agreement on commissioned data processing (Annex 3).

§ 6 Availability in the case of a cloud-based solution

(1) The provider promises regular operation 24 hours 7 days a week. The only exception is a so-called maintenance time window, during which the software can be taken out of operation at short notice in order to carry out error corrections and updates. This maintenance time window is every Thursday 00:00-02:00 (CET).

(2) Should urgent maintenance work be necessary which cannot be postponed until the next maintenance window and therefore requires immediate action, the customer will be informed of the breakdown by writing an e-mail at least two hours in advance. Should this exceptional case occur, the customer will also be informed in writing about the re-availability of the web service after completion of the maintenance work.

(3) Excluded from these agreements are downtimes, whose technical faults are based on the server farm and are therefore not within the control of the Provider. However, the Provider assures to inform the customer in writing immediately after becoming aware of such situations.

§ 7 Maintenance and further development in case of a cloud-based solution

(1) The Provider continuously corrects errors and dysfunctions that prevent the proper use of the function and service agreement. The costs for this are covered by the monthly flat rate, so that the customer does not incur any further costs for this.


(2) Individual further development or functional adaptation is not covered by the monthly flat rate. However, the provider will be happy to prepare individual offers for new functions or adaptations as required.

§ 8 Performance obligations of the Customer - Data connection, notification of defects, use by third parties

(1) The customer undertakes to establish a data connection between the workstations he intends to use and the data transfer point defined by the provider. The Provider is entitled to redefine the data transfer point at any time, if this is necessary to enable the customer to use the services without any problems. In this case, the customer will establish a connection to the newly defined transfer point.

(2) In the case of a malfunction of the Software, the Customer shall notify the Provider immediately, stating the details of the occurrence of the malfunction, its effects and possible consequences. For the notification, the Customer shall, if necessary, have recourse to qualified employees.

(3) The customer is not entitled to make the software available to third parties for use. Third parties are not those who use the services free of charge on behalf of the customer, such as employees of the customer, freelancers within the scope of a contractual relationship, etc. The customer is expressly prohibited from subletting the software.

(4) If access data are made available, the customer is obliged to store them carefully and to exclude their use by third parties.

§ 9 Obligations of the Customer to perform - Reproduction and Copyrights

(1) The customer may not duplicate the contractual software unless duplication is necessary for the use of the software. Necessary duplication only includes the creation of copies of the Software for the operation of the software instances specified in Annex 1.


(2) The customer may not make any further reproductions, including in particular the printout of the program code – in whatever form. The Customer’s authorization to copy the program code under the conditions of § 69e para. 1 UrhG (German Copyright Act) remains unaffected. The right to reproduce the user manual is available to the customer without
restriction.

§ 10 Performance obligations of the Customer - Changes to the Software

(1) The customer may not make any changes to the software. However, this does not apply to configuration options that the Provider explicitly provides to the Customer to adapt the Software to the Customer’s needs. Furthermore, the prohibition does not apply to changes which are necessary for the elimination of errors, if the Provider is in default with the elimination of the error, refuses the elimination of the error or – especially because of the application or opening of insolvency proceedings – is unable to eliminate the error.

(2) The decompilation of the provided software is not permitted. Excepted from this are copies of the code or translations of the code form, which are indispensable to obtain the information necessary to establish the interoperability of an independently created computer program with the licensed software or with other computer programs, provided that the conditions specified in § 69e para. 1 UrhG are fulfilled.

§ 11 Remuneration and Payment Modalities

(1) The customer undertakes to pay to the Provider an agreed monthly flat fee plus the more consumed transactions, as well as the (currently) 19% VAT. The flat fee includes the services of the Provider
according to §§ 1 to 5 of this contract.

(2) The customer has the possibility to increase the scope of services according to Annex 1 of this contract at any time. The provider must be contacted for implementation. Further details are regulated in § 3 in Annex 1.

(3) For additional expenses that go beyond the services owed by the Provider according to §§ 1 to 5 of this contract (e.g. carrying out instructions and training services, changes or customer-specific adaptation of the contractual software), the parties agree on an hourly remuneration of 75.00 EUR plus (currently) 19% VAT. The recording and billing of additional expenses shall be carried out with an accuracy of quarter hours.

(4) The Provider will invoice the customer monthly for the contractually owed remuneration. The invoice is due for payment within ten working days.

(5) The Provider is entitled to increase the remuneration for the services offered by him at his own discretion (§ 315 BGB) for the first time 12 months after conclusion of this contract. The Provider is entitled to further increases of the remuneration according to § 315 BGB, if the last price increase was at least 12 months ago.

§ 12 Term of Contract and Termination

(1) The contract enters into force upon signature. The contract period is 12 months. It shall be automatically extended by a further 12 months in each case unless it is terminated by one of the contracting parties with a period of notice of 4 weeks in writing before the respective expiry or a different contractual term is agreed in the contract.

(2) The customer is entitled to terminate the contract prematurely before the end of the contract period and without observing the period of notice. In this case, the customer owes the Provider the sum of the monthly instalments still outstanding until the end of the regular contract term. This sum is due immediately.

(3) The right of termination for good cause remains unaffected.

(4) An important reason for the Provider to terminate this contract exists in particular if

– the Provider grossly violates his obligations from §§ 1 to 5 of this contract
– the customer grossly violates his obligations according to §§ 6 to 8 of this contract
– the customer fails to meet his obligation to pay remuneration in accordance with § 9 of this contract on three consecutive dates despite reminders and setting of a deadline
– the customer culpably violates the prohibition in § 6 of this contract to enable an unauthorized third party to use
the software
– insolvency proceedings have been opened against the assets of a contractual partner or the opening of such proceedings has been refused due to the lack of insolvency assets corresponding to the costs of the proceedings

(5) Upon expiration of the term of the Agreement, the Customer is obliged to immediately delete the Software and any copies thereof, in particular the number of Software instances agreed upon in Annex 1, and to confirm this to the Provider. All results of the Software (read out data, processed files, generated digital artifacts, etc.) remain unaffected by this and become the complete and unrestricted property of the Customer.

§ 13 Defects and Warranty

(1) With regard to the granting of the possibility to use the software in accordance with § 2 Para. 1 of this contract and the date hosting in accordance with § 5 of this contract, the warranty provisions of §§ 535 ff. BGB. The no-fault compensation claim pursuant to § 536a para. 1 Alt. 1 BGB is excluded.

(2) In all other respects, the provisions of the law on service contracts (§§ 611 ff. BGB) shall apply.

(3) The customer shall be obliged to have the software and its mode of operation examined by a qualified employee immediately after being granted the opportunity to use the software and to notify us in writing by e-mail with a precise
description of the error.

(4) If the customer fails to notify us, the software shall be deemed to have been approved, unless it is a defect that could not be detected during the inspection.

§ 14 Liability

(1) The Provider is liable for the careful and professional provision of his contractual services as well as their freedom from defects.

(2) Unlimited liability: The Provider is liable for intent and gross negligence. For slight negligence, the Provider is liable in accordance with the Product Liability Act as well as for damages resulting from injury to life, body or health of persons.


(3) Limitation of liability: In the case of slight negligence, the Provider is only liable for the violation of an essential contractual obligation, the fulfilment of which is essential for the proper execution of the contract and on the observance of which the customer may regularly rely (cardinal obligation). This limitation of liability shall also apply in favour of the Provider’s vicarious agents.

§ 15 Naming as Reference and Press Relations

(1) The Provider is permitted to use the Customer as a reference without disclosing further details. The Provider shall use the reference (in particular the name and logo of the Customer) for marketing purposes mainly on its own company website.


(2) The Provider can name the partnership with the Customer in the context of the company’s own press relations. If the name of the customer is mentioned in a press article of the Provider, the customer must agree to this use in writing before publication.

§ 16 Final provisions

(1) All changes or additions to this contract must be made in writing to be effective.

Annexes 1 (Functional Description and Scope of Services), 2 (Service Level Agreement) and 3 (Agreement on Order Data Agreement) are an integral part of this contract. Annex 3 is provided for in the event that commissioned data processing is performed under this Agreement; in such a case, the Parties shall agree on any necessary additions and adjustments to the text.


(2) Should the contract contain ineffective regulations, the effectiveness of the contract as a whole remains unaffected. The parties are obliged to replace the invalid provision by a valid one which comes closest to the contractual objective, taking into account the economic interests of both parties. The same procedure shall be followed if a gap in the provisions that needs to be filled becomes apparent during the execution of the contract.

(3) This contract shall be governed exclusively by German law to the exclusion of the UN Sales Convention.

(4) Place of jurisdiction for all disputes arising from or in connection with this contract is Cologne.

This Agreement shall be executed in both German and English language. In the event of any inconsistency between the German version and the English version, the German version shall prevail.