XPACT MAIL
Vollautomatisierte Postfachverwaltung mittels KI
Die Postfachverwaltung – ein Thema was viele Unternehmen tagtäglich beschäftigt. Die E-Mails gehen in ein Postfach ein und müssen manuell gesichtet und sortiert werden. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern ist oftmals auch fehleranfällig.
Mit unserer KI-Software EVY XPACT ermöglichen wir eine vollständig automatisierte Verwaltung des Postfachs. Mittels unserer selbstentwickelten KI können wir E-Mail-Bodys und deren Anhänge auslesen, klassifizieren und ggf. trennen. Die analysierten E-Mails inklusive Inhalt werden dann in vordefinierte Postfächer einsortiert und können dann von der zuständigen Person einfach verarbeitet werden. Auf Wunsch bieten wir auch die Möglichkeit, die Dokumente nach erfolgreicher Sortierung weiterzuverarbeiten. Hier werden sie validiert und ggf. mit den Daten aus dem System des Kunden angereichert.
Mit Xpact Mail sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Zudem werden Mitarbeitende entlastet und die Fehlerquote wird gesenkt.
Selbst entwickelte KI
Made in Germany
Dunkel-
verarbeitung
Geringe Dokumentenanzahl
zum Anlernen benötigt
Vortrainierte Software für
einen produktiven Start
So funktioniert die automatisierte Postfachverwaltung mit Evy Xpact:
Systembasierte Postfachverwaltung:
(1) Im ersten Schritt wird der Posteingang von Evy Xpact automatisch überwacht, beispielsweise über die Info E-Mail-Adresse eines Unternehmens.
(2) Die E-Mails, beziehungsweise E-Mail-Bodys und ihre Anhänge werden automatisch ausgelesen und anschließend klassifiziert. So können Verträge, Bestellungen, Reklamationen etc. erkannt werden.
(3) Durch die Klassifikation können die E-Mails nun den bereits vordefinierten und passenden Postfächern zugeordnet werden.
(4) Auf Wunsch können die sortierten E-Mails und Anhänge im Nachgang noch weiter durch Evy Xpact verarbeitet werden (siehe Workflow systembasiert).
(Optional) Wenn sich E-Mail-Inhalt und Anhang thematisch unterscheiden, können diese getrennt werden. Somit können sie separat in die passenden Postfächer einsortiert werden.
Regelbasierte Postfachverwaltung:
Die Dokumente werden aus den vordefinierten Postfächern heraus weiterverarbeitet.
(1) Zuerst werden die Daten aus den E-Mails und Anhängen ausgelesen und auf Richtigkeit überprüft. Auf Wunsch kann hier eine Validierung, sowie Anreicherung mit Daten aus dem bestehenden System durchgeführt werden.
(1a) Sind die Daten korrekt und vollständig, werden diese nun automatisch in das bestehende ERP-System/DMS übertragen.
(2) Auf Wunsch kann zudem die zuständige Person, sowie der/die Verfasser:in über die automatische Verarbeitung informiert werden.
(1b) Wenn die Daten inkorrekt oder unvollständig sind, werden sie an die zuständige Person zur Überarbeitung weitergeleitet.
(1c) Zusätzlich oder stattdessen kann eine automatische E-Mail zur Ergänzung der Daten an die verfassende Person gesendet werden.