Automatisierte Postfachverwaltung

POSTFACHVERWALTUNG

Automatisierte Postfachverwaltung mittels Künstlicher Intelligenz

Die Postfachverwaltung – ein Thema was viele Unternehmen tagtäglich beschäftigt. Die E-Mails gehen in ein Postfach ein und müssen manuell gesichtet und sortiert werden. Dies kostet nicht nur Zeit sondern ist oftmals auch fehleranfällig. 

Mit unserer KI-Software Evy Xpact ermöglichen wir eine vollständig automatisierte Verwaltung des Postfachs. Mittels unserer selbstentwickelten Künstliche Intelligenz können wir E-Mail-Bodys und deren Anhänge auslesen, klassifizieren und ggf. falls trennen. Die analysierten E-Mails und deren Inhalte werden dann in vordefinierte Postfächer einsortiert und können dann von den Sachbearbeitenden einfach verarbeitet werden. Auf Wunsch bieten wir auch die Möglichkeit die Dokumente nach erfolgreicher Sortierung weiterzuverarbeiten. Hier werden die Dokumente validiert und ggf. anreichert mit Daten aus dem System des Kunden. 

Mit der Postfachverwaltung sparen Unternehmen nicht nur Zeit sondern, auch Kosten. Zudem werden Mitarbeitende entlastet und die Fehlerquote wird gesenkt.

Selbst entwickelte KI
Made in Germany

Niedrige
Implementierungskosten

Geringe Dokumentenanzahl
zum Anlernen nötig

Vortrainierte Software für einen 
produktiven Start

So funktioniert die automatisierte Postfachverwaltung:

Regelbasierter Workflow:

(1) Im ersten Schritt wird der Posteingang von Evy Xpact automatisch überwacht. Beispielsweise über die Info E-Mail-Adresse eines Unternehmens. 

(2) Die E-Mails beziehungsweise E-Mail-Bodys und ihre Anhänge werden automatisch ausgelesen und anschließend klassifiziert. So können Verträge, Bestellungen, Reklamationen, etc. erkannt werden. 

(3) Durch die Klassifikation können die E-Mails nun den, bereits vordefinierten und passenden, Postfächern zugeordnet werden. 

(4) Auf Wunsch können die sortierten E-Mails und Anhänge im Nachgang noch weiter durch Evy Xpact verarbeitet werden (siehe Workflow systembasiert).

(Optional) Gesetz den Fall, dass E-Mail-Inhalt und Anhang sich thematisch unterscheiden, können diese getrennt werden. Somit können sie separat in die passenden Postfächer einsortiert werden. 

Systembasierter Workflow:

Die Dokumente werden aus den vordefinierten Postfächern heraus weiterverarbeitet.

(1) Zunächst einmal werden die Daten aus den E-Mails und Anhängen ausgelesen und auf Richtigkeit überprüft. Auf Wunsch kann hier eine Validierung sowie Anreicherung mit Daten aus dem bestehenden System durchgeführt werden.

(1a) Sind die Daten korrekt und vollständig werden diese nun automatisch in das bestehende ERP-System/DMS übertragen.

(2) Auf Wunsch kann zudem der oder die zuständige Sachbearbeitende sowie der oder die Verfasser:in über die automatische Verarbeitung informiert werden.

(1b) Gesetz den Fall, die Daten sind inkorrekt oder unvollständig werden sie an die zuständigen Sachbearbeitenden zur Überarbeitung weitergeleitet . 

(1c) Zusätzlich oder stattdessen kann eine automatische E-Mail zur Ergänzung der Daten an den Verfassenden gesendet werden.