XPACT MAIL
VOLLAUTOMATISIERTE POSTFACHVERWALTUNG MIT KÜNSTLICHER INTELLIGENZ
Die Postfachverwaltung – ein Thema, das viele Unternehmen täglich beschäftigt. E-Mails gehen in ein Postfach ein und müssen manuell gesichtet und sortiert werden.
Dies kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch oft fehleranfällig.
Mit unserer Produktlinie XPACT MAIL ermöglichen wir eine vollautomatisierte Verwaltung des Postfachs. Mittels unserer selbst entwickelten KI können wir E-Mail-Bodys und deren Anhänge auslesen, klassifizieren und ggf. trennen. Die analysierten E-Mails werden gemäß ihres Inhalts in vordefinierte Postfächer einsortiert, können dann von den zuständigen Personen einfach bearbeitet werden und auf Wunsch nach erfolgreicher Sortierung automatisch weiterverarbeitet werden. Außerdem können sie validiert und bei Bedarf mit Daten aus dem System des Kunden angereichert werden.
Mit Xpact Mail ca. 90 %
Zeit- & Kostenersparnis
Entlastung der Mitarbeitenden &
Senkung der Fehlerquote
Selbst entwickelte KI
Made in Germany
Dunkelverarbeitung dank
SOC Zertifizierung
Keine Datenvermischung, da die KI nur mit Ihren Daten trainiert
Geringe Dokumentenanzahl
zum Anlernen benötigt
Vortrainierte Software für
einen produktiven Start
So funktioniert die automatisierte Postfachverwaltung mit XPACT MAIL
Systembasierte Postfachverwaltung:
(1) Im ersten Schritt wird der Posteingang von Evy Xpact automatisch überwacht, beispielsweise über die Info E-Mail-Adresse eines Unternehmens.
(2) Die E-Mails, beziehungsweise E-Mail-Bodys und ihre Anhänge werden automatisch ausgelesen und anschließend klassifiziert. So können Verträge, Bestellungen, Reklamationen etc. erkannt werden.
(3) Durch die Klassifikation können die E-Mails nun den bereits vordefinierten und passenden Postfächern zugeordnet werden.
(4) Auf Wunsch können die sortierten E-Mails und Anhänge im Nachgang noch weiter durch Evy Xpact verarbeitet werden (siehe Workflow systembasiert).
(Optional) Wenn sich E-Mail-Inhalt und Anhang thematisch unterscheiden, können diese getrennt werden. Somit können sie separat in die passenden Postfächer einsortiert werden.
Regelbasierte Postfachverwaltung:
Die Dokumente werden aus den vordefinierten Postfächern heraus weiterverarbeitet.
(1) Zuerst werden die Daten aus den E-Mails und Anhängen ausgelesen und auf Richtigkeit überprüft. Auf Wunsch kann hier eine Validierung, sowie Anreicherung mit Daten aus dem bestehenden System durchgeführt werden.
(1a) Sind die Daten korrekt und vollständig, werden diese nun automatisch in das bestehende ERP-System/DMS übertragen.
(2) Auf Wunsch kann zudem die zuständige Person, sowie der/die Verfasser:in über die automatische Verarbeitung informiert werden.
(1b) Wenn die Daten inkorrekt oder unvollständig sind, werden sie an die zuständige Person zur Überarbeitung weitergeleitet.
(1c) Zusätzlich oder stattdessen kann eine automatische E-Mail zur Ergänzung der Daten an die verfassende Person gesendet werden.
XPACT MAIL IN DER PRAXIS
Lesen Sie hier unsere Erfolgsgeschichten, die wir mit Xpact Mail erreicht haben:
ZERTIFIZIERUNG
Zertifizierung für Dunkelverarbeitung
